Digitalisation des processus : Définition et Outils
Publié le 26 Septembre 2023
Par Mathilde Riboud, Rédactrice IT
La digitalisation des processus est devenue une partie essentielle des entreprises, ce qui rend indispensable le choix du bon logiciel pour optimiser les processus.
Il existe de nombreux logiciels disponibles sur le marché et le choix peut s’avérer difficile. En ce sens, nous avons élaboré une liste des 3 meilleurs logiciels sur le marché qui vous aideront à digitaliser efficacement vos processus.
Voici les 3 meilleurs logiciels pour digitaliser vos processus :
- Agilium,
- Power Automate,
- Viflow.
La digitalisation des processus : définition
Qu’est-ce que la digitalisation des processus ?
La digitalisation des processus se définit comme la transformation des processus papier d’une organisation en utilisant les technologies numériques (BPM, ERP, ioT, etc..) afin d’améliorer leur efficacité, leur efficience et leur agilité.
Cela implique souvent l’utilisation de logiciels et de systèmes informatiques pour automatiser des tâches manuelles, réduire les erreurs humaines, accélérer les délais de traitement et faciliter la collaboration entre les différents départements ou parties prenantes de l’entreprise.
En bref, une définition de la digitalisation des processus pourrait être l’ensemble des méthodes qui ont pour objectifs de rendre les processus opérationnels plus efficaces en les rendant plus numériques et plus automatisés.
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Intérêt de la digitalisation des processus
Pourquoi digitaliser les processus ?
Les entreprises mettent de plus en plus en œuvre la digitalisation des processus métier pour plusieurs raisons.
👉 Amélioration de l’efficacité opérationnelle.
La digitalisation des processus permet aux entreprises d’optimiser et d’automatiser les processus opérationnels, ce qui permet d’améliorer l’efficacité et la productivité des employés.
Les processus numériques peuvent être gérés plus rapidement et plus efficacement, ce qui permet de réduire les délais de traitement.
Voir l’article complet “Avis d’Expert” sur l’optimisation des processus.
👉 Réduction des coûts
La digitalisation des processus permet aux entreprises de réduire les coûts associés aux processus opérationnels, tels que les coûts de papier, d’impression et de stockage. En automatisant les processus, les entreprises peuvent également réduire leurs coûts de main-d’œuvre.
👉 Amélioration de la qualité
La digitalisation des processus permet aux entreprises d’améliorer la qualité des processus en réduisant les erreurs humaines et en garantissant une plus grande précision et une meilleure conformité aux normes.
👉 Amélioration de la collaboration
La digitalisation des processus permet aux entreprises de faciliter la collaboration entre les différents départements et parties prenantes de l’entreprise, en permettant le partage d’informations en temps réel, ce qui améliore la coordination et la communication.
Voir des exemples de logiciel GED.
👉 Renforcement de l’agilité
La digitalisation des processus permet aux entreprises de s’adapter rapidement aux nouvelles exigences et de faire face aux changements de marché en modifiant rapidement les processus opérationnels pour répondre aux nouvelles demandes.
👉 Amélioration de l’expérience client
La digitalisation des processus permet aux entreprises de fournir une expérience client plus fluide et plus cohérente, en automatisant les processus et en permettant des interactions en temps réel.
En somme, la digitalisation des processus métier permet aux entreprises de devenir plus efficaces, plus agiles et plus performantes, ce qui leur permet de rester compétitives dans un environnement commercial en constante évolution.
Les 3 meilleurs logiciels pour la digitalisation des processus en entreprise
Avec la transformation digitale croissante des entreprises, la digitalisation des processus est devenue une priorité pour de nombreuses organisations.
Cette transformation numérique permet d’optimiser les processus, de réduire les coûts et d’améliorer la productivité des collaborateurs. Les nouveaux outils digitaux, tels que les systèmes d’information, les ERP, les workflows, l’automatisation des processus et les outils numériques sont les leviers indispensables pour mener une transformation digitale réussie.
Pour engager la transformation, il est nécessaire de fluidifier les processus et de collaborer efficacement, à travers des approches de management agile et collaborative, et en impliquant tous les acteurs de l’entreprise, y compris les DSI, les décideurs, les directions et les collaborateurs.
La conduite du changement est également un enjeu majeur de la transformation digitale, qui implique de mener une transformation interne et d’accompagner les collaborateurs dans l’acquisition de nouvelles compétences.
Dans cette optique, nous avons sélectionné les quatre meilleurs logiciels pour la digitalisation des processus en entreprise. Ces projets de transformation ont pour objectif d’opérer une transformation de l’entreprise de manière opérationnelle et de piloter les processus d’entreprise.
Agilium est un logiciel de digitalisation des processus métiers conçu en France.
Il permet aux entreprises de numériser et d’automatiser leurs processus de bout en bout, depuis la capture d’informations jusqu’à la gestion des workflows.
Agilium est considéré comme l’un des meilleurs logiciels pour la digitalisation des processus en entreprise, car il offre de nombreuses fonctionnalités avancées et est facile à utiliser.
Agilium permet aux entreprises de créer des workflows personnalisés en utilisant une interface intuitive, ce qui permet d’automatiser les processus et de réduire les délais de traitement. Les fonctionnalités avancées d’Agilium incluent :
- la modélisation et l’automatisation de processus et d’écrans personnalisés,
- les tableaux de données,
- la gestion des documents,
- la gestion des tâches,
- la gestion des autorisations
- la génération de rapports pdf.
Agilium est personnalisable, ce qui permet aux entreprises de l’adapter à leurs besoins spécifiques. Il est également facile à intégrer avec d’autres systèmes d’information, ce qui permet aux entreprises de tirer parti de leurs investissements existants. Il est également conçu pour être évolutif, ce qui signifie qu’il peut être adapté pour répondre aux besoins des entreprises en croissance.
Enfin, Agilium est soutenu par une équipe de professionnels expérimentés, qui offrent un support technique et des conseils aux entreprises. Cette assistance technique est un élément important pour les entreprises qui cherchent à mettre en œuvre la digitalisation des processus. En résumé, Agilium est considéré comme le meilleur logiciel français sur le marché pour la digitalisation des processus en entreprise en raison de ses fonctionnalités avancées, de sa facilité d’utilisation, de sa personnalisation et de son intégration facile avec d’autres systèmes d’information.
Actions automatisables
De plus, de nombreuses actions peuvent être automatisées dans ces workflows, offrant ainsi un gain de temps considérable.
Voici quelques tâches automatisables :
- L’écriture de données dans un autre logiciel (ERP, etc…),
- La génération automatique d’un document (rapport, pdf, etc..)
- Un circuit de validation / approbation d’un document, cahier des charges, etc…
- La récupération de données provenant de logiciels tiers,
- La concaténation de plusieurs pdf / images / ressources en un seul pour des rapports d’audit par exemple ou des compte-rendus de réunion,
- L’ import de fichiers Excel et Exploitation de ce document sous format d’une application web (lecture et modification du tableau). L’envoi de mails pour prévenir de quelque chose,
- La création de formulaires avec circuit de validation.
La liste est longue et les usages sont quasiment illimités !
Agilium en tant que logiciel pour processus apporte une grande agilité dans la gestion des processus de gestion grâce à son moteur de workflow low code.
Les points différenciants d’Agilium
- Une mise en place rapide de solutions personnalisées en fonction de votre fonctionnement en quelques jours seulement,
- Une prise en main facile grâce à des workflows et des écrans conçus graphiquement,
- Une formation incluse dans le Pack démarrage,
- Un catalogue de processus prêt à l’emploi : facturation, la gestion des stocks, notes de frais, suivi de production, etc…
- Une équipe de support est disponible et professionnelle et basée à 100% en France,
- Des coûts de déploiement sont réduits de 4 fois comparativement à un développement spécifique sur votre ERP,
- Un abonnement SaaS à partir de 150€/mois et une calculette de tarifs est disponible sur leur site.
Ce qu’il faut retenir
Agilium est un logiciel de gestion de processus métiers qui peut être utilisée de manière collaborative en mode SaaS ou On premise, selon vos préférences. Elle vous permet de digitaliser des processus qui étaient auparavant gérés manuellement ou sur papier, offrant une gestion complète du cycle de vie des processus métiers, y compris la création de workflows, l’automatisation, la supervision et le suivi.
En utilisant Agilium, vous pouvez facilement répondre aux besoins métier en gérant la traçabilité des opérations effectuées dans la plateforme. Cette plateforme low code peut être votre alliée en matière de productivité sans coûts de développement spécifiques élevés. Essayez Agilium pour vous faire votre propre opinion sur ses capacités.
Power Platform
La Power Platform est un outil de développement de Microsoft, c’est un outil efficace pour automatiser des actions simples dans les processus métier. Il permet aux entreprises de créer des flux de travail automatisés pour des tâches telles que la collecte de données, la création de tâches, la notification des membres de l’équipe et la mise à jour des systèmes. Power Automate est facile à utiliser et peut être intégré avec une variété de services cloud populaires, tels que SharePoint.
En utilisant Power Automate, les entreprises peuvent automatiser des tâches simples et répétitives, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines. Les processus métier peuvent être automatisés de manière transparente sans nécessiter de connaissances en programmation, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. Alma est un partenaire Microsoft certifié, c’est le partenaire idéal pour aider les entreprises à monter en compétence sur la Power Platform et à devenir autonomes dans la création d’applications métier.
Viflow
Viflow est une solution de cartographie des processus qui permet aux entreprises de modéliser, d’analyser et d’optimiser leurs processus métier.
Cette solution est conçue pour aider les entreprises à comprendre leurs processus existants, à identifier les problèmes et à améliorer leur efficacité.
Viflow offre une interface graphique intuitive qui permet aux utilisateurs de créer des diagrammes et autres représentations graphiques et faciles à comprendre.
- Des plans,
- BPMN,
- Swin Lanes,
- Flow Chart,
- Tortue de Crosby,
- L’organigramme, etc.
Cette interface facilite également la collaboration entre les différents départements et parties prenantes de l’entreprise, ce qui permet d’obtenir une vision globale des processus.
Viflow permet également aux entreprises d’analyser leurs processus à l’aide d’outils d’analyse avancés. Les entreprises peuvent identifier les problèmes potentiels, tels que les goulots d’étranglement et les redondances, et proposer des solutions pour améliorer leur efficacité.
Cette analyse permet également de réduire les coûts associés aux processus métier. Viflow ne permet pas à proprement parlé d automatiser les processus mais bien de les cartographier. Ce qui constitue la première étape de la démarche de digitalisation des processus.
Les 5 processus les plus digitalisés en entreprise
Les processus les plus digitalisés dans une PME industrielle peuvent varier en fonction des spécificités de chaque entreprise. Cependant, voici cinq processus couramment digitalisés dans les PME industrielles.
👉 Gestion de la production
La digitalisation de la gestion de la production permet de planifier, de suivre et de contrôler l’ensemble du processus de production.
Les logiciels de gestion de production permettent de surveiller la production en temps réel, de détecter les problèmes et les retards éventuels et de mettre en place des mesures correctives.
👉 Gestion des stocks
La digitalisation de la gestion des stocks permet d’optimiser les niveaux de stocks et de minimiser les coûts liés à la gestion des stocks. Les logiciels de gestion des stocks permettent de surveiller les niveaux de stocks en temps réel, de déclencher les commandes en fonction des seuils de réapprovisionnement et de gérer les mouvements de stocks.
👉 Gestion des achats
La digitalisation de la gestion des achats permet de simplifier et d’automatiser les processus liés aux achats. Les logiciels de gestion des achats permettent de suivre les demandes d’achat, de gérer les fournisseurs, de suivre les commandes et de gérer les réceptions.
👉 Gestion de la maintenance
La digitalisation de la gestion de la maintenance permet d’optimiser les coûts de maintenance et de minimiser les temps d’arrêt. Les logiciels de gestion de la maintenance permettent de planifier les opérations de maintenance préventive, de suivre les interventions de maintenance et de gérer les pièces détachées.
👉 Gestion de la qualité
La digitalisation de la gestion de la qualité permet d’assurer la conformité aux normes de qualité et de réduire les risques de non-conformité. Les logiciels de gestion de la qualité permettent de suivre les non-conformités, de mettre en place des actions correctives et de préventives, et de suivre les indicateurs de qualité.
Ces cinq processus sont des processus que les PME industrielles cherchent à digitaliser pour améliorer leur efficacité, leur efficience et leur agilité.
Conclusion
La digitalisation des processus est une formidable méthode pour simplifier et optimiser la gestion des tâches quotidiennes et à long terme d’une entreprise. Les quatre meilleurs logiciels de digitalisation des processus sur le marché aujourd’hui, à savoir Agilium, La Power Platform de Microsoft et Viflow disposent d’outils pratiques et intuitifs qui peuvent aider votre entreprise à atteindre ses objectifs.
La digitalisation des processus offre aux entreprises l’opportunité d’économiser du temps, de l’argent et des ressources grâce à une gestion plus efficace et plus efficace des tâches.
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