Comment modéliser des processus ? Mode d’emploi et outils

Ecran réalisé avec la solution Agilium SMQ

Voici 4 outils à forte valeur ajoutée pour modéliser vos processus métier facilement.

Si vous êtes responsable qualité et que vous cherchez une solution pour cartographier vos processus, cet article est fait pour vous.

Vous allez découvrir :

• Les outils de dessin, spécialisés dans la cartographie de processus : Visio et Viflow
• Un outil pour la mise en place d’automatisations entre applications du marché :  Zapier
• Un outil pour la mise en place d’automatisations au sein d’Office 365 : La Power Platform
• Un logiciel BPM pour la mise en place d’automatisations entre les différents logiciels de votre système d’information : Agilium

En fonction de vos objectifs, découvrez dès maintenant quel outil est fait pour vous. Commençons avec le premier type d’outil  …

Un logiciel de Business Process Management pour modéliser et automatiser vos workflows

Un logiciel de cartographie des processus pour répondre à des enjeux documentaires

Pourquoi modéliser les processus ?

La modélisation permet de mieux appréhender les processus métiers de l’entreprise afin d’en comprendre l’organisation et d’en améliorer la productivité. Elle permet aussi d’automatiser certaines étapes par des logiciels et ainsi libérer le temps nécessaire à leur exécution. En outre, la modélisation des processus permet de mieux comprendre les interactions entre les processus et donc de faciliter leur automatisation.

Les bénéfices sont multiples, par exemple :

• Réduire les coûts de traitement,
• Gagner du temps sur les tâches récurrentes (facturation),
• Améliorer l’expérience utilisateur,
• Optimiser les processus,
• Gagner en flexibilité,
• Réduire le risque d’erreur.

Quel est l’objectif principal de la modélisation de processus métiers ?

Les objectifs de la modélisation de processus en entreprise La modélisation des processus permet d’avoir une meilleure compréhension du fonctionnement global d’une entreprise.

Ainsi, elle permet de définir :

• Les flux entrants et sortants des activités,
• Le circuit des données,
• L’organisation globale des différentes activités au sein d’un même service ou d’un même département.

La modélisation d’un processus métier permet ainsi aux différents acteurs de l’entreprise de :

• Définir les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes au sein d’une même organisation,
• Définir les étapes et les livrables associés à chaque étape,
• Identifier les points clés du processus et les actions à mener pour optimiser son fonctionnement.

Quel est l’intérêt de la modélisation des processus ?

Les avantages de la modélisation des processus en entreprise :

L’avantage principal de la modélisation des processus est qu’elle permet aux différents acteurs de l’entreprise de mieux se comprendre et donc de mieux travailler ensemble.

Elle permet également d’identifier les dysfonctionnements et les problèmes qui peuvent survenir au sein de l’entreprise, ce qui peut permettre d’améliorer le travail des équipes.

Par ailleurs, la modélisation des processus est essentiel dans la gestion du changement en entreprise puisqu’elle permet aux différents services et départements de mieux communiquer entre eux. Enfin, elle facilite la prise de décision grâce à une meilleure connaissance des activités et du fonctionnement global de l’entreprise.

Comment modéliser les processus métiers ?

Les outils de modélisation des processus sont généralement basés sur des modèles graphiques qui permettent de visualiser et représenter graphiquement les processus. Les outils de modélisation se présentent sous forme de tableaux ou diagrammes qui représentent la vue globale du modèle et les différents éléments ou étapes.

Logiciels de modélisation de processus à but de cartographie (démarche qualité)

La cartographie des processus

Les outils de bureautiques

Oui !

Avec les outils bureautiques tels que Word, Excel et Power Point, il est tout à faire possible de faire des dessins de process et utilisant les formes géométriques (rectangles et flèches).

Néanmoins, vous allez cependant vite être restreints à des objets graphiques limités et des éléments risquent de vous manquer comme des exemples de processus ou de notations pour vous guider.

Il faut aussi considérer qu’une fois diffusé, le document sera difficile à mettre à jour… Pour pallier ces manques, des outils de dessin spécifiques à la cartographie des processus existent sur le marché, comme Visio.

L’outil Visio pour bénéficier d’une bibliothèque d’objets graphiques

Visio est une application bureautique à vocation de dessin pour documenter les processus.

Il donne accès à une bibliothèque d’objets graphiques utilisables en glisser déposer et un bibliothèque d’exemples pour vous guider.

Il vous assiste dans la construction de process et offre une grande liberté sur les tailles de graphique et de visualisations.

Vous pourrez :

• Représenter les tâches à réaliser ou activités sous formes de diagrammes,
• Utiliser les données provenant d’Excel,
• Utiliser des gabarits fréquemment utilisés comme modèle,
• Activer les commentaires intégrés à l’application afin de fournir des retours,

Personnalisez les diagrammes pour la couleur d’arrière-plan, la transparence, la taille, la résolution, etc

• Intégrer avec d’autres produits Microsoft tels que Teams, Power BI, Automate, Excel, PPT, Word, OneDrive et Azure.

Cependant les exports réalisés avec Visio restent des fichiers dits “à plat” c’est dire de type PDF, PNG, JPEG non dynamiques.

Tarif : Licence 1 à partir de 4,20 €/ mois. Licence 2 à partir de 12.60€/ mois.

Viflow pour documenter ses processus et les partager dans l’entreprise

En tant que logiciel dédié à la cartographie des processus, Viflow répond entièrement aux attentes des entreprises pour documenter et diffuser de façon homogène leur processus au sein des organisations.

Ce qu’il apporte en plus que les solutions citées préalablement est véritablement l’aspect collaboratif.

Viflow est utilisé par plus d’un million de personnes dans le monde et vous pouvez travailler à plusieurs en même temps dessus.

Vous retrouverez l’approche de dessin avec une bibliothèque d’icones complète et un grand nombre de représentations visuelles :

• Des plans,
• BPMN,
• Swin Lanes,
• Flow Chart,
• Tortue de Crosby,
• L’organigramme.

Mais les fonctionnalités de Viflow ne s’arrêtent pas là. Son aspect véritablement différenciant est la possibilité d’accéder aux mises à jour en direct des publications grâce à un format d‘export en page html.

Vous pouvez ainsi incorporer l’ensemble de vos processus internes en format web dans votre intranet, ils seront toujours à jour.

Les utilisateurs naviguent ainsi dans votre publication de cartographie dynamique de vos processus.

La solution offre pleins de fonctionnalités complémentaires comme la gestion des versions, les processus de validation, le multi-langue, le travail hors ligne.

Ce sont autant de fonctionnalités que ne vous offriront pas les autres solutions. Viflow est vraiment une solution de cartographie dédiée qui facilite :

• Le dessin de processus ou diagrammes,
• La mise en page personnalisée,
• Le partage de l’information sous format images ou html,
• La maintenance de vos processus,

Outils de modélisation de processus à but de digitalisation et d’automatisation

Le deuxième objectif de la modélisation de processus est un objectif d’automatisation. Pour automatiser des tâches, nous allons retrouver différents niveaux d’applications sur le marché.

Il y a tout d’abord des solutions très simples comme Zapier où l’on va être sur un modèle de création d’automatisations entre applications du marché.

Zapier, un outil pour créer des automatisations entre applications du marché

Zapier fonctionne avec un système : déclencheur / action.

Par exemple, le déclencheur peut être un rendez-vous pris sur une application web et l’action un SMS pour confirmer le rendez-vous au client.

Deuxième exemple, un client passe une commande sur mon site internet, à la suite de sa commande, il reçoit un email de confirmation avec le récapitulatif de sa commande.

Zapier est low code comme les deux autres SaaS qui vous seront présentés ci-dessous. Son utilisation ne nécessite pas de connaissances poussées en informatique. Son objectif est d’automatiser un certain nombre de tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Ces tâches sont par exemple l’envoi d’un mail, un texto de rappel, ou encore l’enregistrement d’une donnée en base de données. Ce type d’applications peut répondre à un premier niveau de besoins relativement simples.

Prix Zapier : à partir de 55€/mois pour 1500 tâches automatisées

La Power Platform pour automatiser des processus simples

Pour aller plus loin dans l’approche de digitalisation, des outils de type Power Platform vont permettre de mettre en place des workflows de façon séquentielle, c’est-à-dire de façon linéaire. L’utilisation conjointe de Power Apps et Power Automate permet déjà la création d‘applications métier à forte valeur ajoutée.

Si vous ne savez par quel processus commencer, un audit numérique pour vous aider à prioriser les projets.

Prix licence Power Automate : à partir de 12.6€

Attention, parfois Power Automate est déjà compris dans votre licence Office 365.

Les plateformes Business Process Management (BPM) pour digitaliser et automatiser des processus de gestion

Pour automatiser des processus complexes et créer des applications métier, les plateformes BPM et low code de créations d’applications métier vont être l’outil le plus complet.

Pour modéliser et digitaliser des processus, les plateformes BPM (Business Process Management) vont être les plus complets.

La solution de gestion des processus métier Agilium est un outil de workflow qui permet de modéliser,  visualiser le processus et le modifier facilement.

Il vous permet de formaliser une suite d’activités et de règles de routage ou règles métier que vous aurez préalablement définies basées sur votre fonctionnement interne.

Par exemple vous pourrez mettre en place un processus pour automatiser la saisie des informations de vos factures fournisseurs (une fois la numérisation effectuée) dans votre ERP.

Retrouvez d’autres exemples de processus dans notre bibliothèques de processus métier intégrés à la plateforme.

Ces applications métier créées ont pour vocation à améliorer votre efficacité opérationnelle et votre expérience client.

La mise en place se fait à la fois avec votre DSI et les profils métiers de l’entreprise afin de créer des solutions logicielles personnalisées et à forte valeur ajoutée dans l’organisation du travail quotidien.

La mise en place d’un logiciel BPM peut vous aider à obtenir :

• Une gestion des processus métier,
• Une traçabilité des opérations,
• Des tableaux de bord concernant vos activités,
• Une agilité dans la création de nouvelles applications métiers.
• Une gestion documentaire liée à vos processus performante.

Une plateforme de ce type fait partie intégrante de votre transformation numérique appelée aussi transformation digitale. Elle a pour objectif de faire évoluer les processus de travail  pour automatiser les tâches habituellement réalisées à la main.

De façon très concrète, la plateforme Agilium permet :

• De cartographier les processus (diagramme) et les automatiser grâce à un moteur de règles,
• Automatiser les flux d’informations entre vos briques informatiques,
• Automatiser des actions comme l’envoi d’un email ou la génération de documents pdf,
• Créer des espaces de travail partagé avec des vues intéressantes,
• Centraliser vos sources de données au même endroit,
• Créer des applications numériques cloud sans code,

Le logiciel de workflows Agilium se base sur trois briques principales :

• Le générateur de pages pour créer des pages, vues et formulaires.
• La Workflow Factory pour modéliser les processus.
• Un outil de supervision des processus ( BAM ) qui permet de suivre l’ensemble des processus en cours, suspendre, reprendre, rejouer des traitements lorsque par exemple un utilisateur à rentrer une mauvaise donnée dans le système et qu’il faut annuler la saisie.

Quels sont les bénéfices des modèles de processus métier ?

Les bénéfices des modèles de processus métier sont nombreux. Ils permettent notamment:

• De réduire les coûts liés à la gestion des processus,
• De gagner en productivité, en efficacité et donc en compétitivité par rapport aux concurrents ,
• De réduire les erreurs liées à la saisie des données,
• D’améliorer l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise.

En conclusion

La modélisation de processus métier permet d’optimiser la gestion de vos processus métiers en automatisant certaines tâches répétitives ou chronophages. C’est un excellent outil pour améliorer la productivité de votre entreprise et vous assurer une bonne gestion de vos activités.

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