La modélisation permet de mieux appréhender les processus métiers de l’entreprise afin d’en comprendre l’organisation et d’en améliorer la productivité. Elle permet aussi d’automatiser certaines étapes par des logiciels et ainsi libérer le temps nécessaire à leur exécution. En outre, la modélisation des processus permet de mieux comprendre les interactions entre les processus et donc de faciliter leur automatisation.

Les bénéfices sont multiples, par exemple :

Réduire les coûts de traitement,
Gagner du temps sur les tâches récurrentes (facturation),
Améliorer l’expérience utilisateur,
Optimiser les processus,
Gagner en flexibilité,
Réduire le risque d’erreur.

Quel est l’objectif principal de la modélisation de processus métiers ?

Les objectifs de la modélisation de processus en entreprise La modélisation des processus permet d’avoir une meilleure compréhension du fonctionnement global d’une entreprise.

Ainsi, elle permet de définir :

Les flux entrants et sortants des activités,
Le circuit des données,
L’organisation globale des différentes activités au sein d’un même service ou d’un même département.

La modélisation d’un processus métier permet ainsi aux différents acteurs de l’entreprise de :

Définir les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes au sein d’une même organisation,
Définir les étapes et les livrables associés à chaque étape,
Identifier les points clés du processus et les actions à mener pour optimiser son fonctionnement.

Quel est l’intérêt de la modélisation des processus ?

Les avantages de la modélisation des processus en entreprise :

L’avantage principal de la modélisation des processus est qu’elle permet aux différents acteurs de l’entreprise de mieux se comprendre et donc de mieux travailler ensemble.

Elle permet également d’identifier les dysfonctionnements et les problèmes qui peuvent survenir au sein de l’entreprise, ce qui peut permettre d’améliorer le travail des équipes.

Par ailleurs, la modélisation des processus est essentiel dans la gestion du changement en entreprise puisqu’elle permet aux différents services et départements de mieux communiquer entre eux. Enfin, elle facilite la prise de décision grâce à une meilleure connaissance des activités et du fonctionnement global de l’entreprise.

Comment modéliser les processus métiers ?

Les outils de modélisation des processus sont généralement basés sur des modèles graphiques qui permettent de visualiser et représenter graphiquement les processus. Les outils de modélisation se présentent sous forme de tableaux ou diagrammes qui représentent la vue globale du modèle et les différents éléments ou étapes.

Les outils de bureautiques

Oui !

Avec les outils bureautiques tels que Word, Excel et Power Point, il est tout à faire possible de faire des dessins de process et utilisant les formes géométriques (rectangles et flèches).

Néanmoins, vous allez cependant vite être restreints à des objets graphiques limités et des éléments risquent de vous manquer comme des exemples de processus ou de notations pour vous guider.

Il faut aussi considérer qu’une fois diffusé, le document sera difficile à mettre à jour… Pour pallier ces manques, des outils de dessin spécifiques à la cartographie des processus existent sur le marché, comme Visio.

L’outil Visio pour bénéficier d’une bibliothèque d’objets graphiques

Visio est une application bureautique à vocation de dessin pour documenter les processus.

Il donne accès à une bibliothèque d’objets graphiques utilisables en glisser déposer et un bibliothèque d’exemples pour vous guider.

Il vous assiste dans la construction de process et offre une grande liberté sur les tailles de graphique et de visualisations.

Vous pourrez :

Représenter les tâches à réaliser ou activités sous formes de diagrammes,
Utiliser les données provenant d’Excel,
Utiliser des gabarits fréquemment utilisés comme modèle,
Activer les commentaires intégrés à l’application afin de fournir des retours,

Personnalisez les diagrammes pour la couleur d’arrière-plan, la transparence, la taille, la résolution, etc

Intégrer avec d’autres produits Microsoft tels que Teams, Power BI, Automate, Excel, PPT, Word, OneDrive et Azure.

Cependant les exports réalisés avec Visio restent des fichiers dits “à plat” c’est dire de type PDF, PNG, JPEG non dynamiques.

Tarif : Licence 1 à partir de 4,20 €/ mois. Licence 2 à partir de 12.60€/ mois.

Viflow pour documenter ses processus et les partager dans l’entreprise

En tant que logiciel dédié à la cartographie des processus, Viflow répond entièrement aux attentes des entreprises pour documenter et diffuser de façon homogène leur processus au sein des organisations.

Ce qu’il apporte en plus que les solutions citées préalablement est véritablement l’aspect collaboratif.

Viflow est utilisé par plus d’un million de personnes dans le monde et vous pouvez travailler à plusieurs en même temps dessus.

Vous retrouverez l’approche de dessin avec une bibliothèque d’icones complète et un grand nombre de représentations visuelles :

Des plans,
BPMN,
Swin Lanes,
Flow Chart,
Tortue de Crosby,
L’organigramme.

Mais les fonctionnalités de Viflow ne s’arrêtent pas là. Son aspect véritablement différenciant est la possibilité d’accéder aux mises à jour en direct des publications grâce à un format d‘export en page html.

Vous pouvez ainsi incorporer l’ensemble de vos processus internes en format web dans votre intranet, ils seront toujours à jour.

Les utilisateurs naviguent ainsi dans votre publication de cartographie dynamique de vos processus.

La solution offre pleins de fonctionnalités complémentaires comme la gestion des versions, les processus de validation, le multi-langue, le travail hors ligne.

Ce sont autant de fonctionnalités que ne vous offriront pas les autres solutions. Viflow est vraiment une solution de cartographie dédiée qui facilite :

Le dessin de processus ou diagrammes,
La mise en page personnalisée,
Le partage de l’information sous format images ou html,
La maintenance de vos processus,

Agilium pour piloter sa démarche qualité

Pour aller plus loin dans la cartographie des processus et la gestion globale de votre système qualité, la solution Agilium vous accompagne dans chaque étape de votre démarche. Plus qu’un simple outil de modélisation, logiciel qualité, Agilium centralise vos documents, automatise vos workflows, facilite le suivi des processus et vous aide à respecter les exigences des normes ISO.

Grâce à son interface intuitive et ses fonctionnalités collaboratives, Agilium permet à vos équipes de :

Visualiser et modéliser vos processus simplement,
Piloter vos indicateurs qualité en temps réel,
Optimiser la gestion documentaire,
Gagner du temps sur la validation et le suivi des actions,
Impliquer l’ensemble des collaborateurs dans une démarche d’amélioration continue.

En cliquant sur la tuile d’un processus, l’utilisateur accède directement à tous les documents associés : fiche processus, procédures, instructions, formulaires et enregistrements.

Avec Agilium, vous bénéficiez d’une solution complète pour transformer la cartographie de vos processus en un véritable levier de performance et de conformité.