Comment modéliser des processus ? 

Pour modéliser vos processus métier, différentes solutions s’offrent à vous : Power Point, Visio, Viflow, plateformes BPM.

Soit vous souhaitez documenter vos processus pour répondre à des enjeux de normes ISO, partager une vision globale de votre fonctionnement interne, ou encore piloter et manager par les processus.

Soit vous souhaitez digitaliser vos processus parce que vous avez beaucoup de fichiers Excel, que vous souhaitez créer des applications métier et automatiser les tâches à faible valeur ajoutée.

Ces deux approches sont différentes et la typologie des applications à utiliser dans chacun des cas sera différente car elle ne répond pas aux mêmes objectifs.

Publié le 10 Juin 2022

Les outils de dessin et de cartographie de processus

Les outils de bureautiques

Documenter vos processus, mode d’emploi :

Sur les outils bureautiques tels que Word, Excel et Power Point, il est tout à faire possible de faire des dessins de process et utilisant les formes géométriques (rectangles et flèches).

Vous allez cependant vite être restreints à des objets graphiques limités et un format de slide limité.

De même une fois diffusé, le document sera difficile à mettre à jour…

L’outil Visio

Pour pallier ces manques, des outils de dessin spécifiques à la cartographie des processus existent, comme Visio.

Visio est une application bureautique à vocation de dessin pour documenter les processus.

Il donne accès à une bibliothèque d’objets graphiques plus large utilisable en glisser déposer.

L’outil vous assiste dans la construction de process jolis et offre plus de liberté sur les tailles de graphique et de visualisations. Cependant les exports réalisés avec Visio restent des fichiers dits “à plat” c’est dire de type PDF, PNG, JPEG non dynamiques.

Tarif : Licence 1 à partir de 4,20 €/ mois. Licence 2 à partir de 12.60€/ mois.

L’outil Viflow

En tant que solution dédiée à la cartographie des processus, Viflow répond entièrement aux attentes des entreprises pour documenter et diffuser de façon homogène leur processus au sein des organisations.

Ce qu’il apporte en plus que les solutions citées préalablement est véritablement l’aspect collaboratif.

Sur cette solution allemande, utilisée par plus d’un million de personnes dans le monde, vous pouvez travailler à plusieurs en même temps et gérer l’aspect multi-langue.

Vous retrouverez l’approche de dessin avec une bibliothèque d’icones complète et un grand nombres de représentations visuelles :

  • Des plans,
  • BPMN,
  • Swin Lanes,
  • Flow Chart,
  • Tortue de Crosby,
  • L’organigramme.

Mais les fonctionnalités de Viflow ne s’arrêtent pas là. L’aspect véritablement différenciant de la solution est la possibilité d’accéder aux mises à jour en direct des publications grâce à un format d‘export en page html.

Vous pouvez ainsi incorporer l’ensemble de vos processus internes en format web dans votre intranet, ils seront toujours à jour.

Les utilisateurs naviguent ainsi dans votre publication de cartographie dynamique de vos processus.

La solution offre pleins de fonctionnalités complémentaires comme la gestion des versions, les processus de validation lorsque vous travaillez avec des pilotes.

Ce sont autant de fonctionnalités que ne vous offriront pas les autres solutions. Viflow est vraiment une solution de cartographie dédiée qui facilite à la fois le partage de l’information et à la fois la maintenance de vos processus, ainsi que l’aide à la réalisation lors de la création et de la mise en page personnalisée.

Prix licence : 45€ / mois

Ceci est une galerie d’images

Les outils pour digitaliser et automatiser

Le deuxième objectif de la modélisation de processus est un objectif d’automatisation. Pour automatiser des tâches, nous allons retrouver différents niveaux d’applications sur le marché.

Il y a tout d’abord des solutions très simples comme Zapier où l’on va être sur un modèle de création d’automatisations entre applications du marché.

Zapier

Zapier fonctionne avec un système : déclencheur / action.

Par exemple, le déclencheur peut être un rendez-vous pris sur une application web et l’action un SMS pour confirmer le rendez-vous au client.

Deuxième exemple, un client passe une commande sur mon site internet, à la suite de sa commande, il reçoit un email de confirmation avec le récapitulatif de sa commande.

Zapier est un outil low code comme les deux autres outils qui vous seront présentés ci-dessous. Son utilisation ne nécessite pas de connaissances poussées en informatique. Son objectif est d’automatiser un certain nombre de tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Ces tâches sont par exemple l’envoi d’un mail, un texto de rappel, ou encore l’enregistrement d’une donnée en base de données. Ce type d’applications peut répondre à un premier niveau de besoins relativement simples.

Prix Zapier : à partir de 55€/mois pour 1500 tâches automatisées

Power Platform

Pour aller plus loin dans l’approche de digitalisation, des outils de type Power Platform vont permettre de mettre en place des workflows de façon séquentielle, c’est-à-dire de façon linéaire. L’utilisation conjointe de Power Apps et Power Automate permet déjà la création d‘applications métier à forte valeur ajoutée.

Prix licence Power Automate : à partir de 12.6€

Attention, parfois Power Automate est déjà compris dans votre licence Office 365.

Les plateformes Business Process Management (BPM)

Pour automatiser des processus complexes et créer des applications métier, les plateformes BPM et low code de créations d’applications métier vont être l’outil le plus complet.

Par exemple, la plateforme BPM Agilium permet :

  • Créer des applications numériques cloud sans code,
  • Créer des espaces de travail partagé avec des vues intéressantes,
  • Centraliser vos sources de données au même endroit,
  • Automatiser les échanges d’informations entre applications et logiciels,
  • Automatiser des actions comme l’envoi d’un email ou la génération de documents pdf,
  • Digitaliser les saisies c’est-à-dire de passer le formulaires papier Word ou Excel à une application web,

En somme, Agilium permet de digitaliser des processus complexes dans une interface simple avec des outils principaux :

  • Le générateur de pages pour créer des pages, vues et formulaires.
  • La Workflow Factory pour modéliser les processus.
  • Un outil de supervision des processus ( BAM ) qui permet de suivre l’ensemble des processus en cours, suspendre, reprendre, rejouer des traitements lorsque par exemple un utilisateur à rentrer une mauvaise donnée dans le système et qu’il faut annuler la saisie.

Beaucoup de plateformes aujourd’hui ne sont pas équipées d’un tel module ce qui rend très difficile de revenir sur une valeur qui a été incorporée par erreur dans le système comme une demande de congés refusée par erreur ou la saisie d’une demande avec les mauvaises dates.

Avec Agilium vous pouvez accéder directement à la console de supervision pour rejouer la demande de congés et permettre à l’utilisateur de refaire l’étape de saisie ou l’étape de validation. Un tel module a d’autant plus d’impact sur des processus complexes à plusieurs étapes où on évite ainsi de salir la base avec des entrées incorrectes.

En somme une telle fonctionnalité permet de garder une base de données propre, mais permet aussi un gain de temps dans la gestion des erreurs.

Avec une technologie de BPM, Business Process Management, il est possible d’automatiser des tâches comme l’envoi d’un e-mail, la création d’un document,  l’enregistrement d’un document en base de données, etc.

Agilium dispose d’une quarantaine de connecteurs pour se connecter au système d’information existant comme un ERP ou une base de données.

Il est possible de créer des scénarios très complets grâce à une bibliothèque d’outils. L’utilisation de modèles permet d’aller beaucoup plus vite dans la création d’applications.

Dans cette vidéo vous pouvez voir la facilité de modélisation du workflow, l’idée est de créer une suite d’activités représentées par des boites pour lesquelles, nous définissons des données.

Les boites ont des petits pictogrammes pour les identifier, quand la boite représente l’envoi d’un e-mail il y a une enveloppe sur la boite, quand il s’agit d’un enregistrement en base de données, il y a une base de données.

Une fois toutes les étapes représentées, nous définissons des règles de routage.

Avec le module BAM, il est possible de revenir en arrière.

En définitive, l’outil permet l‘enregistrement de scénarios c’est-à-dire de workflows complets avec des règles de routage.

Il peut s’agir de processus très simples comme une demande de congés ou bien de processus plus complexes. Les possibilités sont illimitées.

A partir de là, on va pouvoir créer une vraie application web que l’on va mettre dans les mains des utilisateurs. Depuis des écrans Web ils vont pouvoir renseigner des champs sur des formulaires prévus par le workflow et ainsi interagir avec le système.
C’est l’idéal pour remplacer les feuilles Excel, car Agilium est une plateforme collaborative qui permet le travail multi-sites.

Prix : à partir de 150 euros par mois pour 5 utilisateurs.

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Jérôme Miny

Experte sur la plateforme Agilium

Agilium groupe Alma

“Ce rendez-vous est un simple échange téléphonique pour discuter de vos problématiques et vous permettre d’avancer dans votre réflexion.  N’hésitez pas à booker un créneau !  “