Gestion des processus : le guide complet

Comment fonctionne la gestion de processus ?

Qu’est-ce que la gestion par processus ?

La gestion des processus est un élément essentiel de la gestion d’entreprise. Elle permet aux entreprises d’automatiser, simplifier et accélérer les flux de travail.

Définie comme une méthode utilisée pour améliorer l’efficacité et la performance d’une organisation, elle repose sur le concept de “processus” ou “procédures” de l’entreprise, et est utilisée pour identifier, analyser et améliorer les processus opérationnels. Le but est de créer des processus plus efficaces et plus rentables.

Avec les progrès réalisés au cours des dernières années dans les technologies de l’information, il devient possible d’automatiser des tâches, surveiller les erreurs, les retards et les coûts associés aux processus internes de l’entreprise.

En fait, la gestion des processus est une méthode d’amélioration continue utilisée pour optimiser les opérations des entreprises et des organisations. Cette méthode permet également d’améliorer le niveau de satisfaction des clients et la satisfaction des employés tout en minimisant les coûts.

Qu’est-ce qu’un processus métier ?

Par définition, un processus métier est une suite d’étapes qui sont suivies dans un ordre déterminé pour parvenir à un résultat précis, c’est-à-dire pour atteindre un objectif ou réaliser une tâche précise.

Un process est très précis, il précise :

• les étapes à réaliser, dont une étape de début qui agit comme un signal par exemple le remplissage d’un formulaire et une étape de fin.
• les temps d’attente entre chaque étape,
• les ressources concernées comme les employés ou les matières premières,
• les logiciels impliqués, etc …

Le processus peut être réduit à une simple étape, comme la rédaction d’un rapport. Dans ce cas précis, le processus se résume à la recherche de l’information, la rédaction du rapport et la présentation du document aux autres employés.

Le processus peut également être plus complexe et comprendre des étapes plus nombreuses ou plus importantes. Le développement d’un nouveau produit, par exemple, implique plusieurs étapes qui doivent être suivies pour que le produit soit mis au point.

La gestion des processus a pour objectif d’identifier et d’améliorer l’ensemble des activités ou d’opérations qui se déroulent dans une entreprise et de fluidifier leur exécution.

Voir l’article complet “Avis d’Expert” sur l’optimisation des processus. 

Les principaux processus en entreprise

Exemples de processus

Les principaux processus d’une entreprise sont : 

• La planification, la programmation et la gestion opérationnelle des ressources,
• L’approvisionnement, la réception et les contrôles des marchandises, La production (fabrication, assemblage) des produits,
• L’ordonnancement,
• La gestion de la qualité,
• La gestion des stocks (stock de produits finis, en cours de fabrication, etc.),
• La gestion des commandes,
• La gestion des ressources humaines,
• Les processus de vente et de marketing,
• L’analyse des données et la prise de décisions stratégiques à partir d’indicateurs clés tels que le niveau de stock, les ventes et les coûts,

Cette liste n’est pas exhaustive, vous trouverez d’autres exemples dans notre catalogue de processus métier ici.

Quelle différence entre un processus de gestion et un processus opérationnel ?

Il faut savoir que le processus de gestion consiste à  mettre en place des moyens pour atteindre les objectifs de l’entreprise et que le processus opérationnel concerne la mise en œuvre concrète de ces moyens.

Il ne faut pas confondre les deux notions car le processus de gestion est un concept qui permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle, tandis que le processus opérationnel est un ensemble de procédures qui permet de réaliser cette amélioration.

Comment gérer ses processus ?

1. La cartographie des processus

Il ne faut jamais perdre de vue que pour piloter les processus de l’entreprise  il faut d’abord les connaître ! Pour ce faire la première étape va consister à les répertorier, les cartographier dans leur état initial.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la cartographie des processus, nous avons rédigé un article complet sur la cartographie des processus, notamment pour s’appuyer sur des outils dédiés.

Une fois les processus existants répertoriés qui est ni plus ni moins qu’une description précise de votre façon actuelle de travailler, vous allez fixer des objectifs de performances pour ces processus d’entreprise.

Par exemple :

• un temps de production,
• un délai pour le traitement d’une non-conformité
• ou encore le temps nécessaire à l’arrêt d’un produit.

Cela, dans le but de répondre à des objectifs de performance et de rentabilité plus globaux.

Il faut donc définir le niveau de performance attendu pour chacun des processus et de mesurer les écarts par rapport aux résultats constatés au quotidien.

Si vous constatez des écarts importants avec vos objectifs, l’idée va être d’élaborer une stratégie pour améliorer ces résultats.

Traitez les processus par priorité.

2. La remise en question d’un processus

Un processus ou un flux de travail n’est pas immuable, il peut être amélioré. Prenez le temps d’analyser le processus, de constater où se situent les goulots d’étranglement, les erreurs et les retards.

Faites part à vos équipes des problèmes rencontrés et des solutions envisageables pour qu’un changement de cap soit effectué. Mettez-vous d’accord sur un nouveau fonctionnement acceptable.

Accompagnez ce changement avec de l’écoute et des formations si besoin. Impliquez les équipes dans la prise de décision pour favoriser l’adhésion aux nouvelles façons de travailler.

3. Mise en place du nouveau processus et son suivi

Une fois les problèmes identifiés, le processus est remodelé et des actions sont faites dans ce sens. Mesurez les résultats obtenus par rapport aux objectifs préalablement fixés et comparer le changement.

Pour en savoir sur la mise en place d’un nouveau processus, téléchargez notre livre blanc dédié à ce sujet.

“Pour assurer le succès d’un projet de digitalisation, il est essentiel d’adopter une approche collaborative et inclusive. En organisant des ateliers avec des participants aux profils variés : gestionnaires, contrôleurs, manager, etc… chaque groupe peut exprimer ses besoins et attentes spécifiques. Cette méthode permet non seulement de personnaliser la solution en fonction des besoins de chacun, mais aussi de gagner un large soutien au sein de l’organisation. L’implication de tous les acteurs est cruciale pour la réussite globale du projet”

4. Amélioration continue du processus

Une fois le processus en place, si des écueils apparaissent faites évoluer les consignes jusqu’à trouver un fonctionnement qui vous corresponde. Communiquez auprès de votre équipe au fur et à mesure que les consignes évoluent et expliquez les changements. Travaillez avec eux au fur et à mesure. Suivez de près les KPI établis pour ce processus.

Conclusion

Pour améliorer vos processus, il faut avoir une vision d’ensemble de votre entreprise. C’est un travail qui se fait en équipe et dans un but commun. Il est important de faire des points réguliers pour mesurer l’impact de vos actions, les progrès réalisés et le bon déroulement du processus. Le management visuel est une bonne solution, mais il ne suffit pas toujours.

Il peut aussi y avoir des améliorations à apporter sur le long terme comme l’automatisation de tâches grâce à la technologie.

Comment la technologie peut-elle vous aider dans l’optimisation des processus métier ?

Nous travaillons de plus en plus de façon informatisée, les documents et les échanges de données entre les collaborateurs et la hiérarchie se font par voie électronique.

La technologie nous a apporté beaucoup d’avantages, mais elle peut aussi être source de problèmes si elle n’est pas maîtrisée.
Les goulots d’étranglements observés dans vos processus peuvent être liés à votre système d’information actuel. Il existe des façons d’optimiser votre système d’information pour le rendre plus performant, et donc moins contraignant pour vos collaborateurs.

Mais pour ce faire, il est nécessaire de prendre du recul sur son fonctionnement actuel mais aussi de bien connaître l’étendue de la technologie actuelle et les prix du marché pour mettre en œuvre des solutions de digitalisation des processus à votre entreprise et à vos collaborateurs tout en restant rentable.

Pour ce faire, vous pouvez faire appel à des spécialistes qui étudieront votre système d’information actuel par le biais d’un audit numérique et vous préconiseront des solutions adaptées à votre organisation qu’ils ont déjà observées chez d’autres entreprises.

Nous avons rédigé un article dédié à l’audit numérique dans le cadre de l’amélioration des processus si vous souhaitez en savoir plus, nous vous conseillons de le consulter.

Comment la gestion des processus peut-elle vous aider ?

Que vous travailliez dans une petite entreprise ou une grande entreprise, vous avez probablement l’impression que vos employés perdent beaucoup de temps à effectuer les mêmes tâches. Même s’ils sont efficaces et rapides, cela ne suffit pas toujours. Et c’est là que la gestion des processus intervient.

En utilisant cette méthode, vous pouvez réduire votre temps de travail et améliorer votre productivité.

Vous vous demandez peut-être comment cela est possible. Il faut que vous sachiez que la méthode de gestion des processus permet d’automatiser les tâches quotidiennes. C’est exactement ce qu’elle fait. Elle vise à remplacer des tâches manuelles par des services informatisés, afin d’optimiser le travail de l’ensemble de l’équipe.

Il ne faut pas perdre de vue que la gestion des processus peut vous aider à  économiser beaucoup de temps :

• En réduisant les délais d’attente,
• En éliminant l’erreur humaine et les ressaisies d’un logiciel à l’autre,
• En éliminant les efforts gaspillés,
• En automatisant les processus,
• En investissant dans des outils fiables.

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des processus aussi appelé logiciel BPM pour votre entreprise sont donc évidents : vous pouvez gagner du temps et améliorer la productivité, tout en réduisant vos coûts.

Quels sont les bénéfices de la gestion des processus ?

L’automatisation des processus peut vous faire bénéficier d’une multitude de bénéfices.

• Améliorer l’efficacité des processus et la traçabilité de vos opérations,
• Gagner en réactivité pour faire face aux aléas de production.
• Améliorer la satisfaction des employés grâce à la suppression des tâches répétitives.
• Améliorer l’expérience client : en offrant une meilleure expérience aux clients, la gestion des processus permet aux entreprises d’améliorer leurs services. De plus, elle améliore la satisfaction des clients en réduisant les coûts de service.
• Réduire les coûts et optimiser vos ressources : en réduisant au minimum les erreurs, les retards et les temps morts dans le processus, il est possible de réduire les dépenses. De plus, l’utilisation de technologies de pointe permet aux entreprises d’automatiser leurs processus et leurs activités afin qu’ils puissent mieux fonctionner.

Un outil pour vous gérer vos processus

Améliorer votre système d’information

Le BPM (Business Process Management) est une technologie qui vise à optimiser les processus métiers de votre entreprise en automatisant les tâches répétitives et chronophages. Le BPM peut vous aider à réduire le nombre d’erreurs et de retards, ce qui améliore la qualité de vos services.

Agilium, par exemple est un logiciel de gestion des processus cloud, idéal pour compléter votre ERP et compléter votre système d’information.

Les fonctionnalités d’un logiciel bpm :

• Automatiser les flux de données entre les logiciels
• Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée
• Créer des process simples ou complexes
• Gérer vos processus métier

Modélisation de processus, Création de formulaires, indicateurs, tableaux de bord, etc…

Conclusion

Les processus métiers sont des éléments essentiels de la gestion d’une entreprise. Ils permettent de mettre en œuvre les différentes actions à mener au sein du fonctionnement de la société.

Parfois dans une démarche d’amélioration de la gestion des processus, les améliorations humaines ne suffisent pas pour atteindre les objectifs de rentabilité fixés et la technologie peut alors servir l’entreprise.

Grâce à la technologie les processus métier peuvent être automatisés pour vous faire gagner du temps et améliorer votre efficacité.

La gestion des processus peut s’appuyer sur différents logiciels comme le BPM qui vont vous aider à gérer les différentes tâches qui se déroulent au sein d’une entreprise.
La mise en place d’un logiciel BPM va vous permettre de gérer plus facilement vos activités et d’améliorer la qualité de vos services en automatisant les tâches répétitives et chronophages afin qu’elles soient plus rapides et moins onéreuses.

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