GED SharePoint, par où commencer ?

Publié le 15 février 2022

SharePoint est l’outil de gestion documentaire électronique (GED) de la suite microsoft 365 (ex Office 365).

Les fonctionnalités de la solution sharepoint sont plus étendues que celles d’un simple serveur de fichier (stockage et sécurité) c’est une vraie plateforme collaborative.

Dans cet article, découvrez les fonctionnalités principales de Sharepoint en vidéo.

C’est un outil complet permettant le travail d’équipe, la collaboration, la co-édition, la recherche d’information, la gestion fine des droits d’accès ainsi que l’intégration d’applications et d’automatisations (workflow).

Par ailleurs, SharePoint est aussi utilisé pour la création d’intranet, d’extranet, des espaces projet pour partager de l’information.

GED SharePoint fonctionnalités

Quelles sont les principales fonctionnalités de la GED SharePoint ?

L’objectif de Microsoft SharePoint en tant que GED est de vous aider à traiter vos documents électroniques (factures , compte-rendu, cahier des charges, devis), mieux qu’avec un serveur de fichier. En effet, la différence majeure d’une GED telle que celle-ci réside dans les fonctionnalités créées pour faciliter le travail collaboratif, la recherche et  le classement des documents. Sharepoint est une véritable GED !

Les trois piliers de la GED SharePoint :

La sécurité : En tant que logiciel de GED SharePoint peut être un véritable coffre-fort, garant de la sécurité et de la conservation des documents dans son ensemble. Mais aussi on peut limiter l’accès à certains documents en interne.

Le partage et l’échange : Une bibliothèque SharePoint est constituée de dossiers ouverts à un ensemble de personnes. Deux exemples:  une équipe (dossier clients) ou tous les salariés (documents RH).

Les applications métier : SharePoint peut contenir des workflows pour compléter votre ERP avec des formulaires intégrés pour par exemple recueillir des  applications de type demandes de congés, validation de factures, et d’autres automatisations de tâches chronophages.

SharePoint vous permet de constituer une véritable base de données documentaire ainsi qu’un outil collaboratif.

Gérer ses documents dans Microsoft 365 (One drive, SharePoint, Teams)

Avant de commencer sur SharePoint, il faut comprendre la gestion de document à l’échelle de Microsoft 365. En effet, plusieurs applications vous permettent aujourd’hui de gérer de la documentation (One drive, SharePoint, Teams).  Néanmoins, leur usage de base est différent, voici un bref résumé du périmètre de chacune de ces applications.

Ged SharePoint fonctionnalités gestion des documents alma

Onedrive : un outil de sauvegarde des documents personnels

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Onedrive est dédié à un usage personnel même si le partage vers extérieur est possible.

Il est utilisé pour remplacer le répertoire « Mes documents » du poste de travail de l’utilisateur et pour sauvegarder ses documents personnels dans le cloud.

Cela permet d’assurer un backup de ses fichiers en cas de perte de l’ordinateur ou de dommage du disque local.

bibliothèque Ged SharePoint gestion des documents

Teams, un outil de communication et de collaboration interne et externe

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Teams est utilisé pour créer des zones d’échanges au travers de fils de discussions.

C’est un espace de travail collectif avec la possibilité d’inviter des personnes extérieures. Toutes les personnes d’un canal on les mêmes droits d’écriture, de suppression, de partage, etc…

Il est idéal pour travailler en équipe sur des projets en cours ou échanger en petit comité sur des documents de façon temporaire.

Une fois la documentation finale élaborée celle-ci pourra rejoindre la GED (SharePoint) et être potentiellement partagée avec un plus grand nombre de personnes dans votre entreprise.

bibliothèque Ged SharePoint gestion des documents

GED SharePoint, un outil poussé de gestion electronique de documents

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SharePoint est la GED d’ Office 365 : c’est la solution qui va être amener à stocker vos documents de façon pérenne, à suivre leurs différentes versions tout en gérant la sécurité pour y accéder.

SharePoint révolutionne le travail collaboratif, en limitant les envois de documents Word par email à plusieurs personnes pour collaborer sur un document.

Il permet de faire moins de copier, coller. Le document a des versions successives au cours du temps mais n’est pas dupliqué.

La multiplication des dossiers est évitée, le classement est fait avec des tags.

SharePoint permet d'aller beaucoup loin dans la collaboration d'un serveur de fichier simple avec de nombreuses fonctionnalités. Découvrez-les ci-dessous en vidéo !

SharePoint propose toutes les fonctionnalités que l’on attend dans une GED moderne :

  • Création d’espace documentaire dédié (les bibliothèques)
  • Création, modification, suppression des documents
  • Gestion des versions (historisation et traçabilité)
  • Gestion des métadonnées
  • Co-édition et travail collaboratif
  • Gestion de la sécurité
  • Et bien plus encore …

Ged SharePoint gestion des documents arbrorescence

SharePoint facilite le travail collaboratif des équipes

Dépôt de documents dans la GED SharePoint

Il est possible d’importer de fichiers par glisser / déposer. Le partage de documents est ainsi facilité.

Utilisation de modèles

Vous pouvez aussi uniformiser la production documentaire avec la mise en place de modèles nécessaires à votre activité (devis, power point de réunions, cahier des charges)

Coédition de documents

Dans Word, deux personnes peuvent dorénavant :

  • Editer en même temps sur le même document, on parle de coédition.
  • Consulter / Valider un document en simultanée.
  • Echanger en temps réel,  la partie commentaire a été améliorée dans ce sens.

Partie révision, trouver l’historique des versions

La révision est un outil très puissant pour la coédition et le suivi des versions,

SharePoint permet de consulter l’historique des versions.

Vous avez maintenant la possibilité de restaurer une version, après une erreur de traitement. Il y a donc moins de perte d'information et les erreurs sont réparables, L'usage des documents est ainsi sécurisé.

Restaurer une version

La comparaison de deux versions d’un document est possible, ce qui permet de visualiser les modifications faites par un collaborateur, les modifications effectuées sont inscrites en rouge.

Cette fonction assure la traçabilité des modifications.

SharePoint permet une sécurité optimale avec une gestion des droits d’accès précise

La gestion de la sécurité :

Dans Onedrive, la sécurité est gérée par dossier et dans Teams, la sécurité est gérée par canal. Si une personne participe a un canal, elle peut tout faire dans ce canal.

Dans SharePoint, la sécurité est paramétrable à souhait jusqu’à l’échelle du document (lecture, écriture).

Il est possible d’ouvrir les dossiers à des partenaires extérieures au moyen d’une connexion sécurisée.

Notre conseil :

Ne pas gérer trop finement les droits d'accès, fichiers par fichier mais plutôt d'ouvrir les droits pour limiter les problèmes d'accès.

L’accès aux documents est facilité par la recherche et le multi-classement

La recherche par métadonnées

Il est maintenant possible de renseigner les métadonnées (colonnes).

Modifiez rapidement les colonnes pour classer des documents.

Triez vos documents grâce aux métadonnées.

Le multi-classement est facilité grâce au classement croisé sur des champs/ colonnes différents.

La recherche plein texte

La recherche plein texte va chercher dans le nom du document, les colonnes, le contenu du document,

Cette recherche est plus efficace, avec un tri des réponses par pertinence,

Des fonctionnalités de GED et  d’intranet dans un seul outil

Enrichissez l’interface de votre GED avec des applications simples

Il est possible de créer des applications depuis votre SharePoint, vos formulaires Word deviennent alors des écrans web à remplir.

Vous pouvez aussi intégrer des processus de validation de documents ou de relecture par exemple.

Créez des automatisations

Les automatisations intégrables peuvent prendre la forme de demandes de validations simples ou de flux de validation plus complexes avec Power Automate.

Il est également possible de mettre en place des règles de suppression et d’archivage pour gérer le cycle de vie du document dans son ensemble.

Ged SharePoint applications automatisations

Utilisation sur des terminaux mobiles

Les versions mobiles des outils Microsoft 365 ( ex Office 365) permettent pour modifier rapidement un document ou le consulter.

Alma, vous propose un accompagnement sur les solutions Microsoft 365.

Découvrez auprès de notre équipe les outils de la suite Microsoft 365, de la brique SharePoint en passant par Teams, la Power platform et Azure.

Nous travaillons avec vous pour retranscrire les besoins des métiers dans les outils collaboratifs pour vous faire gagner en productivité.

Notre expérience sur les outils Microsoft nous amène à vous proposer des solutions adaptées à votre entreprise. Contactez notre équipe pour échanger sur votre projet, pour une démonstration ou pour la réalisation d’une maquette.

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L’objectif : Vous permettre de gagner en autonomie pour administrer et d’échanger avec l’administrateur central. Vous pourrez concevoir des sites de présentation et votre gestion documentaire (GED), vos bibliothèques de données et gérer les paramétrages fonctionnels (droits d’accès, sécurité, équipes, etc…).

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Laurence Mercier

Experte sur les solutions Microsoft 365

Alma

Thématiques relatives :  système d’information, projet, utilisateurs, formulaires , applications métier, solutions, office, Microsoft, portail, réalité, form, support, ged



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