Le choix d’un outil pour piloter un système de management de la qualité (SMQ) est structurant.
Excel, SharePoint et les logiciels qualité sont souvent envisagés. Pourtant, ils ne répondent pas aux mêmes usages ni au même niveau d’exigence.

Voici un comparatif clair, basé sur des retours terrain.

Excel : une solution simple… mais inadaptée au pilotage qualité

Excel est souvent utilisé pour démarrer. Mais dès que la démarche qualité se structure, ses limites deviennent bloquantes.

D’abord, la saisie des données n’est pas sécurisée.
Les utilisateurs peuvent modifier les formulaires, ajouter ou supprimer des champs. Résultat : les données collectées ne sont plus homogènes et deviennent difficilement exploitables.

Ensuite, il n’y a pas de véritable collaboration.
Les fichiers circulent, se dupliquent, et les versions se multiplient. Il devient difficile de savoir quelle est la bonne information.

La traçabilité est également inexistante.
Impossible d’identifier clairement qui a modifié quoi, ni à quel moment.

Autre limite majeure : l’absence de capitalisation de la donnée.
Les informations saisies doivent souvent être retraitées dans d’autres fichiers pour produire des indicateurs ou des tableaux de bord.

Enfin, le temps de mise en œuvre est souvent sous-estimé.
Chaque formulaire doit être conçu manuellement, ainsi que les fichiers de suivi et de reporting.

En pratique, Excel ne permet pas de piloter un SMQ. Il génère des fichiers, mais pas un système.

SharePoint : une plateforme puissante, mais non conçue pour la qualité

SharePoint est une solution robuste pour la gestion documentaire et la collaboration.
Mais ce n’est pas un outil métier dédié à la qualité.

Par défaut, il ne propose aucune brique spécifique pour :

• la gestion des non-conformités

• le suivi des actions

• la gestion des audits

• le pilotage des processus

Pour répondre à ces besoins, il est nécessaire de concevoir et développer des applications spécifiques.

Cela implique :

• la création de listes et bibliothèques

• la mise en place de workflows (Power Automate)

• le développement d’interfaces (Power Apps)

• l’intervention de consultants spécialisés

Le temps de mise en œuvre devient alors long et coûteux.
On n’est plus dans un déploiement, mais dans un projet de conception.

Contrairement à une idée répandue, SharePoint n’est pas une solution “moins chère”.
Même si les licences sont déjà disponibles, les coûts liés aux développements, au paramétrage et à la maintenance sont souvent importants.

De plus, le paramétrage natif n’est pas aligné avec les exigences ISO 9001.
La conformité doit être construite, ce qui renforce encore la complexité du projet.

SharePoint est une solution de gestion documentaire collaborative, mais nécessite un investissement conséquent pour couvrir les besoins qualité.

Logiciel qualité : une solution métier prête à l’emploi

Un logiciel qualité est conçu spécifiquement pour répondre aux exigences d’un SMQ.

Contrairement aux autres outils, il intègre nativement :

• la gestion documentaire

• les non-conformités

• les actions correctives

• les audits

• les indicateurs qualité

Les workflows sont déjà en place et alignés avec les bonnes pratiques et les normes (comme ISO 9001).
Il n’est pas nécessaire de développer des fonctionnalités spécifiques.

Le déploiement est cadré.
Par exemple, chez Agilium pour un périmètre GED + SMQ, il faut compter en moyenne 4 semaines de mise en œuvre.

Côté coûts, il est important d’être transparent :

• environ 3000 € pour le déploiement

• à partir de 150 € par mois pour la licence

Ce coût n’est pas le plus faible.
Mais il est lisible, maîtrisé, et directement associé à une valeur opérationnelle immédiate.

Dès la mise en place, l’organisation dispose d’un outil structuré, fiable et conforme.

Certaines solutions vont plus loin comme Agilium, en permettant de digitaliser d’autres processus métiers (maintenance, contrôles, etc.) sans développement lourd, grâce à une approche low-code.

Le logiciel qualité permet de passer rapidement d’une gestion artisanale à un pilotage structuré.

Conclusion

Le choix d’un outil ne doit pas se faire uniquement sur le coût apparent.

La vraie question est :
quel outil permet de piloter efficacement votre système qualité, de manière fiable, durable et conforme ?

• Excel atteint rapidement ses limites

• SharePoint demande un investissement important pour être adapté

• Le logiciel qualité offre une réponse immédiate et structurée aux enjeux métier

Pour un responsable qualité, l’enjeu n’est pas de produire des données.
C’est de les exploiter pour piloter et améliorer en continu.

Contexte et enjeux

Au sein du groupe Novalliance, acteur majeur de la production et de la distribution de semences adaptées aux climats tropicaux, la qualité n’est pas une option : elle est au cœur de la performance industrielle et de la crédibilité sur les marchés africains et tropicaux.

Pour accompagner la structuration de sa démarche qualité et préparer l’accréditation de son laboratoire interne, le groupe a déployé au sein de certaines de ces structures la solution Agilium, d’abord chez Technisem (site industriel), puis au sein de Seedlab, son laboratoire de contrôle qualité.

Retour d’expérience avec Natacha Hillairet, Responsable qualité du laboratoire Seedlab et Chargée de mission qualité pour Technisem.

Un groupe multi-entités avec un enjeu fort de structuration

Novalliance regroupe plusieurs sociétés travaillant en synergie

• Technisem, site industriel dédié à la réception, valorisation, conditionnement et expédition de semences
• Seedlab, laboratoire de contrôle qualité, structure juridique distincte mais rattachée au groupe

L’entité opérationnelle autour de Technisem compte environ une centaine de collaborateurs, pour un total d’environ 800 salariés à l’échelle du groupe. Le laboratoire, plus restreint, rassemble une équipe de 6 à 10 personnes.

Dans ce contexte multi-sites et multi-entités, l’enjeu est clair : homogénéiser les pratiques, centraliser l’information et fiabiliser la traçabilité, tout en préparant une future accréditation du laboratoire.

Avant Agilium : une démarche qualité morcelée

Avant le déploiement de la solution, la gestion de la qualité reposait sur :

• des documents partagés sur des lecteurs réseau
• des suivis de non-conformités sur Excel
• des pièces jointes éparpillées
• Peu de liens entre documentation, audits, plans d’action et non-conformités

Un audit interne en 2023 a mis en lumière ces fragilités : manque de traçabilité, documentation difficile à consolider, pilotage peu structuré.

Dans un environnement où les non-conformités doivent être gérées au quotidien, l’absence d’un système centralisé représentait un risque organisationnel et un frein à la montée en maturité qualité.

Déploiement d’Agilium : structurer, paramétrer, impliquer

La plateforme Agilium est officiellement lancée chez Technisem en juillet 2024.

Le projet s’organise par étapes :

• Ateliers de travail module par module
• Paramétrage collaboratif des workflows
• Développements spécifiques (routage des non-conformités, formulaires adaptés)
• Phase pilote avec utilisateurs restreints
• Ajustements
• Ouverture progressive à l’ensemble des collaborateurs

Suite au déploiement chez Technisem, une seconde plateforme distincte est en cours de développement pour Seedlab, afin d’adapter l’outil aux spécificités du laboratoire et à ses objectifs d’accréditation.

Un pilotage des non-conformités enfin fluide et tracé

Le module de gestion des non-conformités est aujourd’hui utilisé au quotidien.

Le nouveau fonctionnement permet :

• la déclaration directe par les utilisateurs
• un dispatch ciblé vers les responsables concernés
• une analyse structurée
• une évaluation en réunion de pilotage
• la mise en place et le suivi des plans d’action
• une clôture tracée et documentée

Les écrans de pilotage sont désormais utilisés en réunion pour suivre les DNC et NC en temps réel.

Le routage spécifique des non-conformités évite par ailleurs de solliciter inutilement des collaborateurs non concernés, améliorant la pertinence et la réactivité des traitements.

Centralisation, homogénéité et base solide pour l’accréditation

Un accompagnement humain apprécié

Les ateliers de paramétrage avec l’équipe Agilium, la disponibilité du support et le transfert de compétences ont été des points forts du projet.

Si l’adoption complète par tous les collaborateurs reste un axe de progression, l’ergonomie visuelle (tuiles, listes, accès multiples) facilite la prise en main par des profils variés.

Une démarche qualité désormais structurée et évolutive

En moins de deux ans, Technisem est passé :

• d’un système qualité dispersé
• à une démarche centralisée, tracée et pilotable

Avec une plateforme déjà opérationnelle chez Technisem et une seconde en cours de déploiement pour Seedlab, les activités reposent désormais sur un socle robuste pour :

• harmoniser ses pratiques
• sécuriser ses processus
• préparer l’accréditation de son laboratoire
• accompagner sa croissance sur les marchés tropicaux

Contexte et enjeux

L’Université Paris-Est Créteil (UPEC), avec ses 42 000 étudiants, 14 facultés, écoles et instituts, son observatoire et ses 32 laboratoires, est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et de la recherche en France et notamment dans l’est francilien. Dans un contexte où les certifications qualité sont multiples et relèvent soit d’une injonction externe ou d’une volonté stratégique, l’établissement a choisi de déployer Agilium, une solution SaaS de pilotage d’un système de management de la qualité.

Un besoin d’une solution multi-site

L’UPEC est ancrée depuis plus de 20 ans au cœur d’une démarche qualité structurée. Avec 7 certifications déjà obtenues et 4 en cours d’obtention, l’université se doit de capitaliser ses acquis et faciliter les pratiques liées à la qualité. La diversité de nos métiers et la répartition géographique de nos effectifs (16 campus) rendent essentiel la mise à disposition d’un outil collaboratif, transversal et centralisé.

Avant : Un pilotage de la qualité cloisonné

Avant le suivi et déploiement de nos démarches qualité reposaient sur Excel et des outils bureautiques connexes et étaient propres à chaque entité porteuse. Cette approche engendrait une perte d’information et rendait difficile le suivi des audits ou la dynamique d’amélioration continue initiée par exemple. L’absence de base de données commune limitait la visibilité globale sur des démarches qualité existantes.

Le choix d’Agilium comme solution qualité

Le choix d’Agilium s’est imposé par sa capacité à combiner capitalisation, pilotage et visibilité au sein d’un seul outil. L’université recherchait une solution adaptée au secteur public, flexible et évolutive.

Ces fonctionnalités d’Agilium répondent directement aux besoins particuliers des universités :

• Pilotage des certifications et accréditations (HCERES, ISO, Qualiopi, etc.), avec une meilleure traçabilité des preuves et un suivi clair des actions d’amélioration.

• Suivi des laboratoires de recherche et de leurs processus qualité, souvent très autonomes mais intégrés à une démarche globale.

• Gestion multi-campus et multi-entités, permettant de centraliser les informations tout en respectant les spécificités de chaque faculté, école ou institut.

• Adaptation à la diversité des métiers présents dans les universités (administration, recherche, enseignement, support), avec des workflows paramétrables selon les besoins.

• Pilotage global du système qualité, offrant une vision consolidée pour la direction tout en maintenant la responsabilisation locale des acteurs.

Un déploiement agile et collaboratif

A l’UPEC, la mise en place de l’outil a été adossé à la méthode agile, avec la planification d’ateliers courts (scrums), de groupes de travail utilisateurs et une implication constante des parties prenantes concernées. Ces remontées utilisateurs ont été conséquentes et facilité par la disponibilité et le portage des équipes Agilium (volet technique).

Cet accompagnement porté par le Pôle Pilotage Qualité Audit à la Direction de la Transformation a été particulièrement crucial dans une organisation éclatée géographiquement sur 3 départements (77-93-94). En impliquant le plus tôt possible les utilisateurs dans cette phase zéro de paramétrage, l’UPEC a pu garantir que l’outil est adapté aux réalités métier de chaque entité/chaque agent, tout en tenant compte des besoins spécifiques propres à chacune des démarches qualité.

Cette prise en compte des besoins utilisateurs en amont a favorisé une meilleure appropriation par les utilisateurs, car ils se sont reconnus dans l’outil final et y ont trouvé des fonctionnalités adaptées.

Au quotidien, cela se traduit par une adoption progressive de l’outil dans l’environnement de travail de chaque utilisateur et limite les écueils liés à la résistance au changement.

À quoi ressemble Agilium à l’UPEC ? (image)

Légende : Tableau de bord de la solution Agilium personnalisé par les utilisateurs chez l’UPEC.

Analyse et prise de décision facilitées

Agilium est aujourd’hui utilisé comme véritable base de données. Chaque action d’amélioration ou processus métier saisis nourrissent des tableaux de bord et des visuels facilitant le reporting et orientant l’analyse et la prise de décision.

Centaines fonctionnalités sont également un atout clé : l’outil calcule en temps réel l’état d’avancement des plans d’actions (formats liste-Kanban-graphique).

La cartographie des processus façon Université

L’UPEC a sa propre cartographie des processus et a décliné cette dernière à plusieurs niveaux :

• A l’échelle de l’établissement,
• A l’échelle d’une entité,
• A l’échelle d’un domaine métier.

Cette double approche fonctionnelle et structurelle est particulièrement pertinente dans un contexte universitaire où la diversité des métiers impose une représentation claire et partagée de nos activités.

Mme Matecki a déjà comme perspective d’ajouter en toute autonomie – grâce à l’interface « glisser déposer » – une tuile supplémentaire dédiée aux « fonctions métiers ».

« En un clic, je consulte tous les processus afférents au métier de gestionnaire scolarité par exemple » — Sylvie Matecki Dit Materklas

Adoption et simplicité d’usage

Agilium s’est révélé accessible et suffisamment simple pour être utilisé par le secteur public et les agents publics aux profils métiers variés. La solution permet de fédérer une culture qualité connue et partagé par tous.

« Il est accessible, pas trop complexe… il répond aux besoins propres en terme de pilotage d’un SMQ, aussi bien pour les certifications obtenues que celles en cours d’obtention. » — Sylvie Matecki Dit Materklas

L’outil s’intègre parfaitement dans l’environnement de travail des acteurs qualité à l’UPEC et facilite le pilotage institutionnel – dont j’ai la responsabilité – auprès des entités (facultés, écoles, laboratoires, services centraux et communs)

Résultats obtenus

Aujourd’hui, 39 utilisateurs exploitent Agilium. Les principaux bénéfices sont :

• Traçabilité renforcée des actions qualité menées au sein de l’établissement (audits internes et externes par exemple)
• Capitalisation des démarches qualité existantes et à venir (conservation historique).
• Gestion automatisée (plans d’actions, processus, audits, GED, amélioration continue, cartographie processus)

De nouveaux usages en perspective : volet performance

L’UPEC envisage d’élargir l’usage d’Agilium au management des risques (pilotage/gestion des risques) proposée dans la plateforme et de renforcer le management de la qualité (tableaux de bord qualité et pilotage des instances qualité). L’objectif est de disposer d’une vision globale de la performance propre aux démarche qualité de l’établissement

Recommanderiez-vous Agilium aux autres universités intéressées ?

Comme tout projet de transformation, la mise en place d’un logiciel qualité au sein d’une université peut susciter quelques interrogations. Certaines préoccupations reviennent fréquemment chez les établissements d’enseignement supérieur : le coût du projet, l’adaptation des équipes, la durée de déploiement ou encore la résistance au changement.

Grâce à l’approche d’Agilium, ces points ont été anticipés et transformés en leviers de réussite :

• Temps de mise en œuvre maîtrisé grâce à un accompagnement structuré et un déploiement progressif par périmètre (pilote, puis généralisation).

• Retour sur investissement mesurable, notamment par la réduction du temps passé à consolider les indicateurs, la suppression des doublons d’informations et l’amélioration du suivi des actions.

• Intégration fluide avec les systèmes existants (SharePoint, outils bureautiques, bases internes), afin d’éviter toute rupture dans les pratiques des équipes.

• Formation et accompagnement du changement, incluant des sessions adaptées à chaque profil (administratif, enseignant, laboratoire) pour favoriser l’adhésion.

Conclusion

Grâce à Agilium, l’UPEC a franchi un cap dans la digitalisation de son système qualité : traçabilité renforcée, partage transversal, automatisation des plans d’action et cartographie des processus adaptée à la complexité universitaire. Le projet illustre comment un outil accessible et bien accompagné peut transformer durablement la gestion qualité dans l’enseignement supérieur.

« C’est très plaisant, vous êtes ouverts et réactifs, et l’outil reste utile et simple. J’apprécie le fait que vous soyez à l’écoute des retours métiers et prêts à faire évoluer la solution, ce qui me donne la possibilité d’aller exactement dans la direction que je souhaite pour piloter la qualité à l’université. » — Sylvie Matecki Dit Materklas