Digitaliser votre gestion documentaire

Avant la GED on faisait comment ?

La GED est la version 2.0 des partages réseaux, le système documentaire classique que l’on utilise (ou que l’on a utilisé) dans la plupart des organisations. Ce système simple avait pour objectif de créer un référentiel documentaire pour les différents collaborateurs. Cependant il y avait beaucoup de limitations :

• L’organisation même de ce système de rangement avec un accès trop restrictif et peu partagé,
• Une recherche très peu performante, aussi bien en vitesse qu’en qualité,
• Un accès impossible ou très limité dès que l’organisation était multi-sites,
• L’impossibilité de travailler dans plusieurs langues.
• Le multi classement de documents inexistant

Ce sont les raisons principales qui ont amené la création d’applications de GED.

A quels besoins répond la GED ?

La GED répond à des exigences de gestion documentaire maîtrisée : gestion des cycles de vie, des versions, de la sécurité, de la traçabilité. La GED a été conçue pour répondre aux problématiques de partage de documents et d’information dans les organisations.

Quels bénéfices à travailler avec une GED ?

Les gains directs ou indirects induits par l’utilisation d’une GED dans votre organisation sont nombreux :

Organiser vos documents

Une des limitations classiques dans les systèmes de fichiers est l’organisation du rangement des fichiers, également appelé plan de classement. La problématique est simple : j’ai un fichier que j’utilise dans plusieurs projets. Où dois-je ranger ce fichier ? Dans un répertoire annexe avec un lien dans chaque projet, mais comment garantir la sécurité sur ce fichier par rapports aux différents projets ? Ou alors je duplique ce fichier dans tous les projets, mais comment faire évoluer de façon simple ce fichier ?

La GED répond à cette problématique de rangement en proposant des dispositifs souples pour gérer le multi-classement des documents.

Le rangement et l’organisation des documents sont la base qui permettra un travail commun et des pratiques partagées entre tous les utilisateurs.

Travailler en temps réel

Un des apports clés de la GED est de pouvoir éditer un document à plusieurs utilisateurs en simultané. Cette fonctionnalité, couplée à un échange par téléphone ou par visio permet de travailler directement sur le document, à distance et avec votre équipe de travail.

Classer vos documents pour mieux les retrouver

Dans une GED, vos documents peuvent être classés et catégorisés, ce qui permettra de retrouver plus rapidement les informations recherchées. Cela concerne chaque rédacteur de document bien sûr, mais aussi et surtout tout nouveau collaborateur qui retrouvera plus facilement l’information sans se noyer dans des arborescences connues du seul créateur. L’information est ainsi mieux capitalisée au sein de l’entreprise.

L’utilisation d’un moteur de recherche puissant, conjointement à la structuration de la GED, décuple les possibilités d’accès à l’information. Elle permet surtout des recherches fines qui étaient jusqu’alors impossibles avec les outils classiques.

Suivre vos processus

La GED fait partie intégrante du système d’information qui supporte les processus de l’entreprise. Elle est le réceptacle de la production documentaire… voire la production d’information au sens large. Mais elle n’est pas qu’un lieu de stockage. La GED comprend également toutes les fonctionnalités utiles pour suivre certains processus. Pour cela, elle propose des workflows qui permettent de faire circuler informations et documents dans l’organisation. Ces formulaires, qui embarquent les informations à valider ou à suivre, sont ensuite affectés sous forme de tâches à traiter aux collaborateurs désignés. Cela permet de savoir à tout moment où se trouve une demande ou dans quel état est un projet.

Sécuriser votre production documentaire

La sécurisation de la GED implique de conserver chaque version d’un document, d’accéder aux seuls documents qui vous sont destinés et de garder une trace de l’ensemble des accès à la plateforme. Ainsi il est facile de donner l’accès à la bonne version de chaque document à vos collaborateurs ou interlocuteurs externes, avec le niveau d’accès adéquat : lecture ou modification. Il devient simple de ne plus perdre d’informations en mettant en place des règles de conservation : il est par exemple impossible de supprimer ou d’envoyer à l’extérieur un fichier avec un numéro de sécurité sociale ou un numéro de compte bancaire.

Dématérialiser vos documents

En amont de la GED, mais aussi tout au long du cycle de vie de vos documents, un scanner ou un système de dématérialisation permet de numériser et sécuriser vos informations papier. Après le traitement du document papier, la reconnaissance des caractères pour transformer le document en fichier indexable, voire l’extraction des informations essentielles (par exemple numéro de facture, nom du fournisseur, date et montant pour une facture), le document est stocké dans votre GED. En plus de pouvoir transformer les caractères en texte indexé par le moteur de recherche, il sera aussi possible d’extraire de façon intelligente certaines informations pour enrichir vos documents. (métadonnées)

Les étapes clés de la mise en place de votre GED

Réussir un projet de GED passe par un certain nombre de phases qu’il faut suivre avec attention. Au-delà du projet technique de mise en place du logiciel ou de l’application de GED, il s’agit surtout de transformer l’organisation. Cela nécessite d’impliquer et convaincre les personnes quant aux bénéfices qu’ils tireront à changer leurs habitudes de travail. En effet, la mise en place de la GED est souvent le moment de remettre à plat certains processus de travail pour les partager réellement dans l’organisation et les optimiser avec les nouvelles possibilités apportées par l’outil.

Alma a développé une méthodologie simple, agile et engageante pour garantir les chances de réussite de votre déploiement. Cela passe entre autres par :

• Une phase de lancement impliquant largement les acteurs de cette transformation et la Direction ;
• Des formations très tôt dans le projet pour partager avec les référents les notions de base de la GED ;
• Une phase de conception agile, mêlant atelier de réflexion et prototypage pour se projeter rapidement dans la future GED ;
• Une montée en compétence des futurs référents des différentes directions métiers ;
• Un accompagnement étroit et régulier pendant et après le projet ;
• Des formations utilisateurs adaptées à la maturité de chacune et chacun.