La migration vers Microsoft 365 est un projet structurant qui nécessite méthode, anticipation et accompagnement.
Au-delà du simple transfert de messagerie, elle implique des choix techniques, organisationnels et parfois fonctionnels qui conditionnent la réussite du projet.

Dans cet article, nous détaillons les grandes étapes d’une migration vers Microsoft 365, les principales méthodes possibles et les bonnes pratiques pour sécuriser la transition.

Avant d’entrer dans le “comment”, découvrez également pourquoi migrer vers Microsoft 365.

Couverture fonctionnelle et conformité aux normes

L’optimisation des processus consiste à améliorer les méthodes de travail et les systèmes d’information existants pour les rendre plus efficaces, plus rapides ou moins coûteux. Le but est d’atteindre les objectifs fixés de manière plus optimale, que ce soit en termes de temps, de ressources ou de qualité.

Un logiciel SMQ efficace, comme Agilium SMQ, doit offrir une solution complète faites de différents modules répondant aux divers besoins en matière de :

• Gestion du cycle de vie des documents (GED),
• Planification des audits et revues des processus,
• Traitement des écarts, non-conformités et réclamations,
• Gestion des risques.
• Suivi et contrôle des équipements,
• Pilotage de l’activité grâce à un tableau de bord.

Il doit également être en conformité avec les normes ISO et s’adapter aux exigences spécifiques de différents secteurs.

Ergonomie et facilité d’utilisation

L’interface du logiciel doit être intuitive et facile à utiliser pour assurer une adoption rapide par tous les utilisateurs.

Agilium SMQ, avec son interface utilisateur ergonomique, et un portail contextuel, c’est-à-dire qui s’adapte à l’utilisateur permet d’accéder rapidement aux informations et tâches essentielles, optimisant ainsi l’efficacité opérationnelle.

Intégration avec les systèmes existants

L’interface du logiciel doit être intuitive et facile à utiliser pour assurer une adoption rapide par tous les utilisateurs.

Agilium SMQ, avec son interface utilisateur ergonomique, et un portail contextuel, c’est-à-dire qui s’adapte à l’utilisateur permet d’accéder rapidement aux informations et tâches essentielles, optimisant ainsi l’efficacité opérationnelle.

Capacité d’évolution et personnalisation

Choisissez un logiciel évolutif comme Agilium SMQ, capable de s’adapter aux changements organisationnels. Sa capacité de personnalisation permet aux responsables qualité de modifier l’application selon les besoins spécifiques de l’organisation, sans nécessiter de compétences techniques avancées.

Basé sur un logiciel BPM (Business Process Management), Agilium s’adapte à vos processus et est capable d’évoluer rapidement dans le temps pour correspondre à vos besoins dans la continuité.

Stéphanie Peray, cheffe de projet Agilium

Support et expertise du fournisseur

Un bon support technique et une connaissance approfondie des spécificités de votre secteur sont essentiels. Agilium, intègre depuis 20 ans des solutions Qualité pour ses clients et offre un accompagnement expert tout au long de votre projet

Conclusion

En tenant compte de ces cinq critères essentiels, pour le choix d’un logiciel SMQ comme Agilium SMQ vous serez en mesure de choisir un outil qui non seulement répond à vos besoins actuels mais est également capable d’évoluer avec votre organisation pour un management de la qualité efficace et conforme aux normes.

Vous venez de lire l’article : Critères clés à choisir votre logiciel Qualité

Définition de l’Optimisation des Processus

L’optimisation des processus consiste à améliorer les méthodes de travail et les systèmes d’information existants pour les rendre plus efficaces, plus rapides ou moins coûteux. Le but est d’atteindre les objectifs fixés de manière plus optimale, que ce soit en termes de temps, de ressources ou de qualité.

Pourquoi est-ce important ?

Jérôme Miny, dirigeant chez Agilium

Les objectifs principaux de l’optimisation des processus

La réduction ou élimination du gaspillage de temps et de ressources

Nous focalisons notre attention sur les tâches manuelles des process existants pour les supprimer. Cela peut concerner l’automatisation des transferts de données pour supprimer les copier-coller de données d’un fichier Excel à un autre, ou encore le calcul d’indicateur mensuel. Généralement la mise en place de ces solutions est un grand soulagement pour les équipes qui voient les tâches fastidieuses et sources d’erreur supprimées. L’efficacité opérationnelle est améliorée.

Réduction, élimination ou évitement des goulots d’étranglement et des erreurs

Le fait d’avoir l’ensemble des tâches et des processus métier centralisés dans la plateforme permet d’avoir la traçabilité de toutes les opérations effectuées. On peut donc facilement identifier les tâches qui prennent trop de temps, les fameux goulots d’étranglement. La transformation numérique a précisément pour objectif de fluidifier les processus. On peut pour cela simplifier ou compléter les interfaces. Cela demande une certaine agilité dans la mise en oeuvre de la solution pour adapter la solution aux métiers. Parfois le monitoring de l’activité met en exergue le besoin de formation ou d’équipements si par exemple une équipe mois bien qu’une autre. Cela aide donc au pilotage de l’activité.

Les Étapes de la Mise en Place de l’Optimisation des Processus

Étape 1 : Revue Critique des Processus

Identifier les sources de problèmes et les opportunités d’amélioration

La revue des processus est une pratique de gestion qui consiste à examiner, analyser et évaluer les processus opérationnels au sein d’une organisation. L’objectif est d’identifier les inefficacités, les goulots d’étranglement, les redondances ou les autres problèmes qui pourraient être améliorés pour augmenter la productivité, la qualité ou l’efficacité globale. Vous pouvez tout à fait imaginer être accompagnés pour réaliser cette phase par le biais d’un audit numérique.

Cet audit s’articule en trois parties :

Premièrement : le diagnostic de maturité digitale à partir d’entretiens collectifs et individuels,

Deuxièmement : la cartographie de vos principaux flux entre les services et les outils numériques,

Enfin, la construction d’une road map et d’un plan d’actions aussi appelés feuille de route numérique.

Techniques de cartographie des processus

Consulter l’article dédié à la cartographie des processus.

Cette étape vise alors à réaliser une représentation des principaux échanges de données entre les systèmes pour décrire le fonctionnement numérique de votre organisation.

Cartographie des flux : Tout d’abord, nous identifions les outils numériques et papier ainsi que les principaux flux de données de votre organisation.

Cette représentation donne une image complète et précise des outils et moyens utilisés (numériques et papier), elle peut être particulièrement utile dans une démarche de management de la qualité.

Elle met en avant les points forts et les points faibles de l’organisation actuelle.

Étape 2 : Identification des Processus à Optimiser

Pour déterminer les besoins en optimisation au sein de l’entreprise, il est nécessaire de faire participer un grand nombre de personnes au cours du projet.

Stéphanie Peray, cheffe de projet Agilium

En embarquant le maximum de personnes, on augmente les chances de réussite du projet, car on tient compte des besoins de chacun et on facilite ainsi la transition vers les nouveaux processus. En résumé, cette approche collaborative contribue non seulement à la personnalisation du projet mais aussi à son succès global.

Questions à se poser pour identifier le cœur du processus

Pour identifier le cœur du processus, voici les questions à se poser :

• Quelles tâches prennent le plus de temps avec les outils actuels ?
• Quels sont les aspects du processus qui nécessitent des manipulations manuelles ?
• Est-il possible d’automatiser certaines de ces tâches manuelles ?
• Quels types de données sont régulièrement exportés et pour quelles raisons ?
• Comment les indicateurs clés de performance sont-ils actuellement générés et peuvent-ils être automatisés ?
• Existe-t-il des étapes redondantes ou inutiles qui pourraient être éliminées pour gagner en efficacité ?
• Quels sont les besoins spécifiques en matière de reporting et de suivi ?

En répondant à ces questions, vous pourrez mieux comprendre où se situe le cœur du processus et comment l’optimiser.

Étape 3 : Repenser le Processus

Comment les étapes sont exécutées : Comment doivent être gérés les documents et les données générées par le processus ?

Ce sont autant de questions à se poser pour optimiser le processus existant.

Pour gérer efficacement les documents et les données dans le cadre du processus, plusieurs options sont disponibles :

Gestion des Données :

• Plateforme BPM : Les données peuvent être enregistrées directement au sein de la plateforme BPM. Elle peut aussi récupérer et envoyer des données dans d’autres systèmes.
• Outils de BI : Les données peuvent également être exportées vers des outils de Business Intelligence comme Power BI pour créer des indicateurs et des tableaux de bord.

Gestion des Documents :

• GED Intégrée : Notre logiciel BPM, Agilium, dispose d’une GED (Gestion Électronique des Documents) intégrée qui offre des fonctionnalités complètes, y compris la gestion des révisions et un moteur de recherche.
• Serveurs Locaux : Les documents peuvent aussi être stockés sur des serveurs de fichiers dans vos locaux.

Étapes à Suivre :

• Définition des Objectifs : Avant de commencer le projet, il est crucial de définir ce que l’on souhaite faire des documents et des données générés.
• Quels Types de Documents souhaitons-nous générer ?
• Les documents générés peuvent varier, allant de rapports à des tableaux de bord.

Mise à Jour des Indicateurs :

Des calculs automatiques peuvent être effectués pour mettre à jour les indicateurs, par exemple, chaque semaine ou chaque mois. Ces options permettent une meilleure compréhension de l’activité, comme le temps de réponse à un client ou la durée de création d’un produit, et facilitent l’identification des goulots d’étranglement pour des ajustements nécessaires.

Quels indicateurs souhaitons nous mettre en place ?

Les indicateurs vont permettre d’avoir une vision d’ensemble de l’activité.

Voir des exemples de processus automatisés 

Les Outils et Technologies pour l’Optimisation des Processus

Les logiciels BPM

En quoi le logiciel Agilium est différent ?

Le logiciel BPM Agilium se distingue par sa flexibilité et sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques des utilisateurs, contrairement à d’autres solutions qui imposent un modèle de workflow prédéfini.

Grâce à son approche basée sur la gestion des processus métiers (BPM), Agilium permet aux utilisateurs de conserver leurs méthodes de travail et leurs procédures quotidiennes tout en bénéficiant d’une amélioration dans l’efficacité de leurs processus.

Exemple : Processus de controle ou workflow de validation.

De plus, le logiciel offre la possibilité d’appliquer des logiques différentes en fonction du type d’activité, une flexibilité qui n’est pas toujours présente chez les autres éditeurs. En somme, Agilium répond à des besoins très particuliers, tout en apportant une facilité d’utilisation et une personnalisation accrues.

Le logiciel Agilium est il personnalisable ?

Stéphanie Peray, cheffe de projet Agilium

Les Bénéfices de l’Optimisation des Processus

Amélioration de la productivité & Bien-être des employés:

L’optimisation des processus améliore la productivité en centralisant toutes les informations pertinentes sur une plateforme unique et personnalisée. Dès qu’un utilisateur se connecte, il accède à une page d’accueil sur mesure qui lui présente seulement les tâches, les indicateurs et les applications qui le concernent.

Cette personnalisation permet à l’employé de se concentrer uniquement sur ce qui est pertinent pour son rôle, évitant ainsi la perte de temps liée à la recherche d’informations ou de tâches.

De plus, les employés peuvent facilement consulter la documentation associée à leurs activités et communiquer avec leurs collègues via un système de chat intégré.

Cette centralisation des informations est également renforcée par l’interconnexion des différents logiciels utilisés dans l’entreprise. Cette interconnexion limite les opérations manuelles répétitives, telles que le transfert de données et le calcul d’indicateurs, ce qui permet aux employés de se consacrer à des tâches plus complexes et valorisantes.

En définitive, l’optimisation des processus simplifie l’accès à l’information, réduit les tâches manuelles redondantes et permet une meilleure collaboration, contribuant ainsi à une amélioration significative de la productivité.

Satisfaction du client

L’optimisation des processus contribue à améliorer la satisfaction du client de plusieurs manières :

Un temps de Réponse Réduit : Des processus optimisés permettent une réponse plus rapide aux demandes ou aux problèmes des clients, ce qui peut améliorer considérablement leur perception du service fourni.

Une qualité Améliorée : En éliminant les tâches redondantes et en automatisant certaines fonctions, les employés peuvent se concentrer sur des aspects plus qualitatifs du service, comme le conseil personnalisé ou la résolution de problèmes complexes.

Une cohérence du Service : Une bonne optimisation assure que tous les processus sont bien définis et standardisés, ce qui conduit à offrir une expérience client cohérente et fiable.

De la flexibilité : Un système optimisé est souvent plus adaptable aux besoins changeants des clients. Par exemple, il peut être plus facile d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou options de service en réponse aux demandes des clients.

La transparence : Des processus bien optimisés peuvent également inclure des systèmes de suivi qui permettent aux clients de suivre l’état de leurs commandes, demandes ou plaintes, ce qui ajoute une couche de transparence et de confiance.

Une réduction des Erreurs : En automatisant les workflows et les tâches et en centralisant les informations, le risque d’erreurs humaines diminue, ce qui signifie moins de problèmes pour les clients à résoudre.

De la personnalisation : Avec des données et des outils de suivi plus intégrés, il est plus facile d’offrir des services personnalisés, augmentant ainsi les chances de répondre aux besoins spécifiques de chaque client.

Un coût réduit : Enfin, l’optimisation des processus peut souvent conduire à des coûts d’exploitation plus bas, des économies qui peuvent être partiellement répercutées sur le client sous forme de prix plus compétitifs.

En résumé, l’optimisation des processus conduit à une expérience client plus fluide, personnalisée et fiable, ce qui augmente inévitablement la satisfaction du client.

A vous de jouer !

N’hésitez plus et plongez dans le monde fascinant de l’optmisation des processus.

Notre équipe peut vous accompagner à mettre en place des workflows automatisés dans votre entreprise.

Contactez nous pour obtenir un devis personnalisé et découvrez sans tarder l’outil de gestion des processus Agilium.

Vous venez de lire l’article : Optimisation des processus

La différence entre Les listes SharePoint et Excel

On nous demande souvent quelle est la différence entre Excel et SharePoint.

Alors voici une réponse à cette question : Excel est un logiciel tableur qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux, des calculs et des graphiques.

Bien qu’Excel soit un outil flexible et facile à utiliser pour la collecte de données rapides, il présente certaines limitations :

La saisie manuelle des données peut entraîner des risques d’erreurs.

Il est difficile de mettre en place des liaisons entre les différentes tables, ce qui nécessite des compétences avancées en langage de programmation, tel que VBA.

Les envois de fichiers Excel par e-mail peuvent également entraîner des problèmes de gestion de version et de stockage, ce qui peut ajouter du travail supplémentaire pour retrouver la bonne version des données.

SharePoint, en revanche, est une solution plus adaptée pour la collecte de données qualifiées :

Il offre des fonctionnalités avancées de collaboration et de gestion de données, telles que les listes SharePoint et les flux de travail.

SharePoint permet également de stocker les données en un seul endroit centralisé, ce qui facilite l’accès aux informations pour tous les membres de l’équipe et réduit les risques d’erreur humaine.

Pourquoi passer d’Excel à SharePoint ?

La création d’une liste SharePoint est la meilleure façon de collecter des informations auprès des collaborateurs en entreprise pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle permet de centraliser toutes les informations collectées en un seul endroit. Cela évite de perdre du temps à rassembler les données provenant de différents documents envoyés par les employés.

Moins de ressaisies = moins de risques d’erreurs

De plus, l’utilisation d’une liste SharePoint permet de limiter les risques d’erreur, en évitant les ressaisies manuelles et les problèmes liés au partage de fichiers Excel sur un serveur de fichiers.

Travail à plusieurs sur un même document

En effet, lorsque le fichier Excel est stocké sur SharePoint, plusieurs personnes peuvent le modifier simultanément, ce qui évite les problèmes de blocage ou de coordination.

Contrôles des saisies

De plus, les listes SharePoint permettent de contrôler les données en évitant les saisies libres et en mettant en place des listes de choix pour les utilisateurs.

Vues personnalisées

Enfin, les listes SharePoint offrent des fonctionnalités avancées telles que les vues personnalisées et les flux de travail, qui permettent de personnaliser les données et de rationaliser les processus de travail.

En fin de compte, l’utilisation d’une liste SharePoint permet de collecter efficacement et facilement des informations auprès des collaborateurs en entreprise, en évitant les problèmes liés à l’utilisation de fichiers Excel partagés.

Donc si vous cherchez un outil pour remplacer vos processus Excel, SharePoint est certainement l’outil qu’il vous faut.

Qu’est-ce qu’une application SharePoint ?

Par définition, une application SharePoint ou “liste SharePoint” est un ensemble de données organisées sous forme de tableau, similaire à une feuille de calcul Excel.

Elle peut être utilisée pour stocker et suivre une variété d’informations telles que des tâches, des projets, des événements, des contacts, etc. Pour donner une comparaison, une liste SharePoint est comme une feuille de calcul Excel partagée en ligne, accessible à plusieurs utilisateurs simultanément.

Les utilisateurs peuvent ajouter, modifier et supprimer des éléments de la liste en temps réel, et les modifications sont automatiquement enregistrées pour tous les utilisateurs. Cela permet une collaboration efficace et en temps réel entre les membres d’une équipe ou d’un groupe de travail.

Ci-dessous un exemple de liste SharePoint utilisée pour référencer les webinaires organisés par Alma.

Lors de la création de la liste, j’ai choisi les colonnes que je voulais voir apparaître ici :

Titre du webinaire

Date du webinaire

Durée en Minutes

Lien d’accès à l’événement

Personnes de l’équipe à inviter

Vous pouvez donc facilement personnaliser les colonnes de la liste pour afficher les informations pertinentes pour votre organisation. Dans SharePoint, il existe des modèles pour créer facilement des listes de tâches ou des listes de contacts. Notre équipe peut vous aider à mettre en place ces listes mais aussi à déclencher des flux Power Automate suite à l’ajout d’une ligne.

Dans notre exemple, la saisie d’un nouveau webinaire dans la liste, déclenche automatiquement la création d’un événement dans mon calendrier Outlook et celui des personnes concernées appelé “Webinaire + [Nom du webinaire]”.

Le flux automatise aussi d’autres actions du type envoi d’emails. Cela évite de devoir faire à la main des actions répétitives qui sont les mêmes pour tous les webinaires que l’on organise. Je saisis une fois les informations relatives au webinaire et ensuite toutes les autres actions se déroulent automatiquement, les personnes sont prévenues, les tâches programmées, etc…

Un vrai gain de temps !

A quoi servent les listes SharePoint ? 3 exemples d’utilisation

Les applications SharePoint sont un outil de collaboration puissant qui permet aux utilisateurs de suivre et de gérer les informations de manière efficace. Elles permettent de stocker les informations en un seul endroit centralisé et de les rendre accessibles à tous les membres de l’équipe.

Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes des listes SharePoint dans les entreprises que nous accompagnons sur SharePoint :

Gestion de projet

Les listes SharePoint peuvent être utilisées pour suivre les projets de manière organisée et efficace. Les utilisateurs peuvent créer des colonnes pour les tâches, les responsables, les dates d’échéance et plus encore. Ils peuvent également ajouter des commentaires et des pièces jointes aux tâches pour faciliter la collaboration.

Les listes SharePoint sont idéales pour la gestion de projet, car elles permettent aux membres de l’équipe de suivre facilement l’avancement du projet et de rester informés des tâches à accomplir.

Suivi des demandes

Les listes SharePoint peuvent également être utilisées pour suivre les demandes des clients ou des employés. Les utilisateurs peuvent créer des colonnes pour les informations telles que le nom du demandeur, la date de la demande, le statut de la demande et plus encore. Les listes SharePoint sont idéales pour suivre les demandes car elles permettent aux membres de l’équipe de répondre rapidement aux demandes des clients ou des employés et de les tenir informés de l’avancement de leur demande.

Gestion des contacts

Les listes SharePoint peuvent également être utilisées pour gérer les contacts de l’entreprise. Les utilisateurs peuvent créer des colonnes pour les informations telles que le nom, l’adresse, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et plus encore.

Les listes SharePoint sont idéales pour la gestion des contacts car elles permettent aux membres de l’équipe de stocker toutes les informations de contact en un seul endroit et de les rendre accessibles à tous les membres de l’équipe.

Visiter nos articles : 3 exemples d’utilisation de SharePoint 

Comment créer une liste SharePoint

Pour utiliser les listes SharePoint, vous devez d’abord créer une liste.

Pour cela, vous pouvez utiliser plusieurs méthodes selon vos préférences et compétences. Si vous êtes à l’aise avec l’interface utilisateur de SharePoint, vous pouvez utiliser l’option de création manuelle en utilisant la fonctionnalité.

Créer une liste pour ajouter des colonnes, des types de contenu et des métadonnées personnalisées.

Création de novo

Tout d’abord, accédez à votre site SharePoint et cliquez sur le bouton « Ajouter une liste ». Vous pouvez ensuite choisir parmi les modèles préexistants ou créer votre propre liste à partir de zéro.

Une fois que vous avez créé votre liste, vous pouvez personnaliser les colonnes en fonction des informations que vous souhaitez stocker et suivre. Vous pouvez également définir des autorisations pour la liste afin de contrôler qui peut y accéder et qui peut la modifier.

Création par importation d’un fichier Excel

Une autre manière de créer une liste Sharepoint est de l’importer à partir d’un fichier Excel ou d’une autre source de données en utilisant la fonctionnalité d’importation.

Si vous avez déjà créé une liste dans Microsoft Excel, vous pouvez facilement l’importer dans SharePoint en utilisant le package SharePoint Online.

Les vues SharePoint

Les vues sont une fonctionnalité clé des listes SharePoint qui permet aux utilisateurs de personnaliser la façon dont les données sont affichées.

Les vues sont des affichages prédéfinis des données dans une liste SharePoint qui peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’utilisateur.

Par exemple, vous pouvez créer une vue pour afficher uniquement les tâches qui sont en retard ou une vue pour afficher les contacts par ordre alphabétique.

Les vues peuvent également être partagées avec d’autres membres de l’équipe pour faciliter la collaboration.

Utiliser les flux de travail dans les listes SharePoint

Les flux de travail sont une fonctionnalité avancée des listes SharePoint qui permet aux utilisateurs d’automatiser les processus de travail. Les solutions créées sont de véritables applications SharePoint complètes pour digitaliser vos processus de travail.

Les flux de travail peuvent être utilisés pour envoyer des notifications par e-mail, déclencher des actions automatiques ou créer des tâches à partir de données dans une liste SharePoint.

Par exemple, un flux de travail peut être configuré pour envoyer une notification par e-mail à un membre de l’équipe lorsque sa tâche est en retard ou pour créer une tâche à partir d’une nouvelle demande de client. Les flux de travail peuvent aider à rationaliser les processus de travail et à réduire les erreurs humaines.

Retour d’expérience de Laurence Brun de L’iLL sur l’utilisation des listes SharePoint pour la révision salariale

Laurence Brun, chargée de mission RH au sein de l’ILL (Institut Laue-Langevin) à Grenoble, partage son retour d’expérience sur l’utilisation des listes SharePoint pour simplifier et optimiser le processus de révision salariale.

Lorsqu’elle est arrivée à l’ILL, il y a deux ans, Laurence a constaté que les révisions salariales étaient gérées via Excel avec beaucoup de données à consolider, des copier-coller et des envois de fichiers par mail.

Cette méthode était laborieuse et propice aux erreurs. L’ILL utilisait déjà SharePoint pour partager des documents et Laurence a eu l’idée de l’utiliser également pour gérer les révisions salariales de manière collaborative et efficace.

Après une étude approfondie des besoins par Alma, une solution SharePoint a été proposée pour remplacer le processus basé sur Excel. Cette solution était adaptée aux spécificités de l’accord d’entreprise de l’ILL et offrait un outil fiable, collaboratif et sécurisé, permettant une meilleure traçabilité des données.

Le déploiement du projet s’est déroulé en plusieurs étapes, avec la création d’une première maquette, l’organisation de séances de travail dédiées pour définir les besoins précis, la formalisation des données nécessaires et l’intégration des règles de l’accord sur les révisions salariales. Suite à des tests concluants, l’outil a été mis à disposition des membres de la direction, de la fonction RH et de la commission des carrières pour une première utilisation.

Laurence estime que cela lui a pris quatre à cinq jours pour préparer les fichiers et formaliser leur accord. Le projet a été réalisé en collaboration avec Alma et a permis un gain de temps considérable par rapport à la consolidation des fichiers Excel.

Les retours d’expérience ont été très positifs, ce qui a encouragé l’ILL à étendre l’utilisation de l’outil à l’ensemble du management en 2023. Une version 2 de l’outil a été développée, prenant en compte les remarques des utilisateurs et améliorant certains champs. Un accompagnement du management et des formations auprès des utilisateurs ont également été mis en place. Le processus de révision salariale se poursuit actuellement.

Laurence Brun souligne l’importance du service après-vente, de l’intervention rapide et des réponses aux questions tout au long du processus. L’expérience réussie avec les listes SharePoint a permis de gagner du temps et d’améliorer la gestion des révisions salariales à l’Institut Laue-Langevin.

En conclusion, l’utilisation des listes SharePoint en collaboration avec les SharePoint consultants Alma pour la gestion des révisions salariales à l’Institut Laue-Langevin a permis un gain de temps significatif, une meilleure collaboration entre les acteurs et une gestion plus efficace des données.

Cette expérience montre que SharePoint peut être utilisé pour bien plus que le simple partage de fichiers, offrant des solutions adaptées aux besoins spécifiques des entreprises. Un grand nombre de processus traités sur Excel aujourd’hui par votre entreprise peut être gérer plus efficacement avec SharePoint, pour discuter de la faisabilité de votre projet, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec notre experte produit Laurence Mercier.

Il est également possible de compléter l’utilisation de SharePoint avec la Power platform pour mettre au point des flux de données et automatiser des actions quotidiennes.

Conclusion

Les listes SharePoint sont un outil de collaboration puissant qui peut aider les entreprises à gérer efficacement les informations, à suivre les projets et à rationaliser les processus de travail.

Elles permettent de stocker les informations en un seul endroit centralisé et de les rendre accessibles à tous les membres de l’équipe. Les vues et les flux de travail sont des fonctionnalités avancées des listes SharePoint qui peuvent aider à personnaliser les données et à automatiser les processus de travail.

En utilisant les listes SharePoint de manière efficace, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, leur collaboration et leur efficacité globale. Pour apprendre à utiliser les listes SharePoint, vous pouvez suivre des formations avec Alma.

Découvrez aussi :

• nos formations sur la suite Microsoft 365
• des exemples de GED SharePoint.
• un modèle de cahier des charges GED.

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Il contient les étapes de mise en place d’une GED SharePoint, le nombre de jours pour 3 typologies de GED définies, les utilisations possibles, des cas concrets déployés chez nos clients, etc…

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Vous venez de lire : Comment utiliser les applications SharePoint ?

La digitalisation des processus est devenue une partie essentielle des entreprises, ce qui rend indispensable le choix du bon logiciel pour optimiser les processus.

Il existe de nombreux logiciels disponibles sur le marché et le choix peut s’avérer difficile. En ce sens, nous avons élaboré une liste des 3 meilleurs logiciels sur le marché qui vous aideront à digitaliser efficacement vos processus.

Voici les 3 meilleurs logiciels pour digitaliser vos processus :

• Agilium,
• Power Automate,
• Viflow.

La digitalisation des processus : définition

Qu’est-ce que la digitalisation des processus ?

La digitalisation des processus se définit comme la transformation des processus papier d’une organisation en utilisant les technologies numériques (BPM, ERP, ioT, etc..)  afin d’améliorer leur efficacité, leur efficience et leur agilité.

Cela implique souvent l’utilisation de logiciels et de systèmes informatiques pour automatiser des tâches manuelles, réduire les erreurs humaines, accélérer les délais de traitement et faciliter la collaboration entre les différents départements ou parties prenantes de l’entreprise.

En bref, une définition de la digitalisation des processus pourrait être l’ensemble des méthodes qui ont pour objectifs de rendre les processus opérationnels plus efficaces en les rendant plus numériques et plus automatisés.

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Une méthode pas à pas pour digitaliser vos processus métier, des études de cas et les meilleures pratiques pour une transition réussie.

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Intérêt de la digitalisation des processus

Pourquoi digitaliser les processus ?

Les entreprises mettent de plus en plus en œuvre la digitalisation des processus métier pour plusieurs raisons.

Amélioration de l’efficacité opérationnelle.

La digitalisation des processus permet aux entreprises d’optimiser et d’automatiser les processus opérationnels, ce qui permet d’améliorer l’efficacité et la productivité des employés.

Les processus numériques peuvent être gérés plus rapidement et plus efficacement, ce qui permet de réduire les délais de traitement.

Voir l’article complet « Avis d’Expert » sur l’optimisation des processus. 

Réduction des coûts

La digitalisation des processus permet aux entreprises de réduire les coûts associés aux processus opérationnels, tels que les coûts de papier, d’impression et de stockage. En automatisant les processus, les entreprises peuvent également réduire leurs coûts de main-d’œuvre.

Amélioration de la qualité

La digitalisation des processus permet aux entreprises d’améliorer la qualité des processus en réduisant les erreurs humaines et en garantissant une plus grande précision et une meilleure conformité aux normes.

Amélioration de la collaboration

La digitalisation des processus permet aux entreprises de faciliter la collaboration entre les différents départements et parties prenantes de l’entreprise, en permettant le partage d’informations en temps réel, ce qui améliore la coordination et la communication.

Voir des exemples de logiciel GED.

Renforcement de l’agilité

La digitalisation des processus permet aux entreprises de s’adapter rapidement aux nouvelles exigences et de faire face aux changements de marché en modifiant rapidement les processus opérationnels pour répondre aux nouvelles demandes.

Amélioration de l’expérience client

La digitalisation des processus permet aux entreprises de fournir une expérience client plus fluide et plus cohérente, en automatisant les processus et en permettant des interactions en temps réel.

En somme, la digitalisation des processus métier permet aux entreprises de devenir plus efficaces, plus agiles et plus performantes, ce qui leur permet de rester compétitives dans un environnement commercial en constante évolution.

Les 3 meilleurs logiciels pour la digitalisation des processus en entreprise

Avec la transformation digitale croissante des entreprises, la digitalisation des processus est devenue une priorité pour de nombreuses organisations.

Cette transformation numérique permet d’optimiser les processus, de réduire les coûts et d’améliorer la productivité des collaborateurs. Les nouveaux outils digitaux, tels que les systèmes d’information, les ERP, les workflows, l’automatisation des processus et les outils numériques sont les leviers indispensables pour mener une transformation digitale réussie.

Pour engager la transformation, il est nécessaire de fluidifier les processus et de collaborer efficacement, à travers des approches de management agile et collaborative, et en impliquant tous les acteurs de l’entreprise, y compris les DSI, les décideurs, les directions et les collaborateurs.

La conduite du changement est également un enjeu majeur de la transformation digitale, qui implique de mener une transformation interne et d’accompagner les collaborateurs dans l’acquisition de nouvelles compétences.

Dans cette optique, nous avons sélectionné les quatre meilleurs logiciels pour la digitalisation des processus en entreprise. Ces projets de transformation ont pour objectif d’opérer une transformation de l’entreprise de manière opérationnelle et de piloter les processus d’entreprise.

Agilium

Agilium est un logiciel de digitalisation des processus métiers conçu en France.

Il permet aux entreprises de numériser et d’automatiser leurs processus de bout en bout, depuis la capture d’informations jusqu’à la gestion des workflows.

Agilium est considéré comme l’un des meilleurs logiciels pour la digitalisation des processus en entreprise, car il offre de nombreuses fonctionnalités avancées et est facile à utiliser.

Agilium permet aux entreprises de créer des workflows personnalisés en utilisant une interface intuitive, ce qui permet d’automatiser les processus et de réduire les délais de traitement. Les fonctionnalités avancées d’Agilium incluent :

• la modélisation et l’automatisation de processus et d’écrans personnalisés,
• les tableaux de données,
• la gestion des documents,
• la gestion des tâches,
• la gestion des autorisations
• la génération de rapports pdf.

Agilium est personnalisable, ce qui permet aux entreprises de l’adapter à leurs besoins spécifiques. Il est également facile à intégrer avec d’autres systèmes d’information, ce qui permet aux entreprises de tirer parti de leurs investissements existants. Il est également conçu pour être évolutif, ce qui signifie qu’il peut être adapté pour répondre aux besoins des entreprises en croissance.

Enfin, Agilium est soutenu par une équipe de professionnels expérimentés, qui offrent un support technique et des conseils aux entreprises. Cette assistance technique est un élément important pour les entreprises qui cherchent à mettre en œuvre la digitalisation des processus. En résumé, Agilium est considéré comme le meilleur logiciel français sur le marché pour la digitalisation des processus en entreprise en raison de ses fonctionnalités avancées, de sa facilité d’utilisation, de sa personnalisation et de son intégration facile avec d’autres systèmes d’information.

Actions automatisables

De plus, de nombreuses actions peuvent être automatisées dans ces workflows, offrant ainsi un gain de temps considérable.

Voici quelques tâches automatisables :

• L’écriture de données dans un autre logiciel (ERP, etc…),
• La génération automatique d’un document (rapport, pdf, etc..)
• Un circuit de validation / approbation d’un document, cahier des charges, etc…
• La récupération de données provenant de logiciels tiers,
• La concaténation de plusieurs pdf / images / ressources en un seul pour des rapports d’audit par exemple ou des compte-rendus de réunion,
• L’ import de fichiers Excel et Exploitation de ce document sous format d’une application web (lecture et modification du tableau). L’envoi de mails pour prévenir de quelque chose,
• La création de formulaires avec circuit de validation.

La liste est longue et les usages sont quasiment illimités !

Agilium en tant que logiciel pour processus apporte une grande agilité dans la gestion des processus de gestion grâce à son moteur de workflow low code.

Voir le catalogue d’applications 

Les points différenciants d’Agilium

• Une mise en place rapide de solutions personnalisées en fonction de votre fonctionnement en quelques jours seulement,
• Une prise en main facile grâce à des workflows et des écrans conçus graphiquement,
• Une formation incluse dans le Pack démarrage,
• Un catalogue de processus prêt à l’emploi : facturation, la gestion des stocks, notes de frais, suivi de production, etc…
• Une équipe de support est disponible et professionnelle et basée à 100% en France,
• Des coûts de déploiement sont réduits de 4 fois comparativement à un développement spécifique sur votre ERP,
• Un abonnement SaaS à partir de 150€/mois et une calculette de tarifs est disponible sur leur site.

Ce qu’il faut retenir

Agilium est un logiciel de gestion de processus métiers qui peut être utilisée de manière collaborative en mode SaaS ou On premise, selon vos préférences. Elle vous permet de digitaliser des processus qui étaient auparavant gérés manuellement ou sur papier, offrant une gestion complète du cycle de vie des processus métiers, y compris la création de workflows, l’automatisation, la supervision et le suivi.

En utilisant Agilium, vous pouvez facilement répondre aux besoins métier en gérant la traçabilité des opérations effectuées dans la plateforme. Cette plateforme low code peut être votre alliée en matière de productivité sans coûts de développement spécifiques élevés. Essayez Agilium pour vous faire votre propre opinion sur ses capacités.

Power Platform

La Power Platform est un outil de développement de Microsoft, c’est un outil efficace pour automatiser des actions simples dans les processus métier. Il permet aux entreprises de créer des flux de travail automatisés pour des tâches telles que la collecte de données, la création de tâches, la notification des membres de l’équipe et la mise à jour des systèmes. Power Automate est facile à utiliser et peut être intégré avec une variété de services cloud populaires, tels que SharePoint.

En utilisant Power Automate, les entreprises peuvent automatiser des tâches simples et répétitives, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines. Les processus métier peuvent être automatisés de manière transparente sans nécessiter de connaissances en programmation, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. Alma est un partenaire Microsoft certifié, c’est le partenaire idéal pour aider les entreprises à monter en compétence sur la Power Platform et à devenir autonomes dans la création d’applications métier.

Viflow

Viflow est une solution de cartographie des processus qui permet aux entreprises de modéliser, d’analyser et d’optimiser leurs processus métier.

Cette solution est conçue pour aider les entreprises à comprendre leurs processus existants, à identifier les problèmes et à améliorer leur efficacité.

Viflow offre une interface graphique intuitive qui permet aux utilisateurs de créer des diagrammes et autres représentations graphiques et faciles à comprendre.

• Des plans,
• BPMN,
• Swin Lanes,
• Flow Chart,
• Tortue de Crosby,
• L’organigramme, etc.

Cette interface facilite également la collaboration entre les différents départements et parties prenantes de l’entreprise, ce qui permet d’obtenir une vision globale des processus.

Viflow permet également aux entreprises d’analyser leurs processus à l’aide d’outils d’analyse avancés. Les entreprises peuvent identifier les problèmes potentiels, tels que les goulots d’étranglement et les redondances, et proposer des solutions pour améliorer leur efficacité.

Cette analyse permet également de réduire les coûts associés aux processus métier. Viflow ne permet pas à proprement parlé d automatiser les processus mais bien de les cartographier. Ce qui constitue la première étape de la démarche de digitalisation des processus.

Les 5 processus les plus digitalisés en entreprise

Les processus les plus digitalisés dans une PME industrielle peuvent varier en fonction des spécificités de chaque entreprise. Cependant, voici cinq processus couramment digitalisés dans les PME industrielles.

Gestion de la production

La digitalisation de la gestion de la production permet de planifier, de suivre et de contrôler l’ensemble du processus de production.

Les logiciels de gestion de production permettent de surveiller la production en temps réel, de détecter les problèmes et les retards éventuels et de mettre en place des mesures correctives.

Gestion des stocks

La digitalisation de la gestion des stocks permet d’optimiser les niveaux de stocks et de minimiser les coûts liés à la gestion des stocks. Les logiciels de gestion des stocks permettent de surveiller les niveaux de stocks en temps réel, de déclencher les commandes en fonction des seuils de réapprovisionnement et de gérer les mouvements de stocks.

Gestion des achats

La digitalisation de la gestion des achats permet de simplifier et d’automatiser les processus liés aux achats. Les logiciels de gestion des achats permettent de suivre les demandes d’achat, de gérer les fournisseurs, de suivre les commandes et de gérer les réceptions.

Gestion de la maintenance

La digitalisation de la gestion de la maintenance permet d’optimiser les coûts de maintenance et de minimiser les temps d’arrêt. Les logiciels de gestion de la maintenance permettent de planifier les opérations de maintenance préventive, de suivre les interventions de maintenance et de gérer les pièces détachées.

Gestion de la qualité

La digitalisation de la gestion de la qualité permet d’assurer la conformité aux normes de qualité et de réduire les risques de non-conformité. Les logiciels de gestion de la qualité permettent de suivre les non-conformités, de mettre en place des actions correctives et de préventives, et de suivre les indicateurs de qualité.

Ces cinq processus sont des processus que les PME industrielles cherchent à digitaliser pour améliorer leur efficacité, leur efficience et leur agilité.

Voir d’autres exemples de processus automatisés et le gain de temps associé 

Conclusion

La digitalisation des processus est une formidable méthode pour simplifier et optimiser la gestion des tâches quotidiennes et à long terme d’une entreprise. Les quatre meilleurs logiciels de digitalisation des processus sur le marché aujourd’hui, à savoir Agilium, La Power Platform de Microsoft et Viflow disposent d’outils pratiques et intuitifs qui peuvent aider votre entreprise à atteindre ses objectifs.

La digitalisation des processus offre aux entreprises l’opportunité d’économiser du temps, de l’argent et des ressources grâce à une gestion plus efficace et plus efficace des tâches.

L’automatisation des processus se réfère à l’usage des logiciels et technologies pour faciliter la gestion des tâches. Cela aide à atteindre les objectifs prédéfinis d’une organisation, gagner du temps, améliorer le service client, etc… Dans cet article, nous allons explorer ce concept en profondeur. Plus précisément, nous allons vous présenter dix exemples d’automatisation de processus, afin de vous offrir une meilleure compréhension de ce concept.

Parmi les exemples de processus que l’on peut automatiser on peut citer : la saisie des temps de chantier, le ticketing pour le support client, la traçabilité des opérations de production, le traitement d’une commande, etc…

Processus automatisés exemples : détaillés sur cette page

L’automatisation des processus : définition

Qu’est ce que l’automatisation des processus métier ?

C’est quoi l’automatisation des processus métier ?

L »automatisation des processus, c’est l’utilisation de technologies telles que les logiciels, les robots et les intelligences artificielles pour exécuter des tâches répétitives ou manuelles en entreprise.

Un nombre important d’actions peuvent être automatisées dans ces flux de travail ou workflows en anglais.

Quels processus métier automatiser ? 10 Exemples

L’automatisation et la gestion des processus est une technique qui permet d’automatiser les tâches répétitives et chronophages en entreprise. Elle se base sur l’utilisation de logiciels qui effectuent les tâches manuelles.

Son objectif : permettre de gagner du temps, d’améliorer la qualité des données et leur traçabilité, réduire les coûts.

Exemple de processus  : Gérer les réservations de ressources (ex : engins et leur conducteur) . Directement depuis une vue planning, saisie de la demande par le responsable de production. Plus de papier. 1 demande : 5 minute. Aucune ressaisie.

Problématique du processus : Réduire les données saisies à la main

Objectif du processus : Gagner du temps

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Exemple de processus  : Saisie des temps de chantier par les ouvriers depuis leur téléphone sur une vue planning. Ils choisissent l’affaire concernée importée automatiquement depuis le CRM. Possibilité de déclarer les collègues présents sur le chantier pour éviter qu’ils saisissent à leur tour. Déclaration des repas et des nuitées éventuelles. Résultat : 1 saisie de 5min pour une équipe entière. Plus de papier. Étape de validation par le manager puis envoi automatique des informations à la comptabilité pour mise en paiement.

Problématique du processus : Réduire les données saisies à la main

Objectif du processus : Gagner du temps

Exemple de processus  : Répondre à un ticket de support. Le client saisit une demande de support, en fonction des informations saisies, la demande est assignée automatiquement à la bonne personne du support qui a la connaissance du projet et le niveau de compétence requis. Résultat : Le délais de réponse a été divisé par 4.

Problématique du processus : Réduire les délais de réponse

Objectif du processus : Améliorer le service client

Dans un atelier fabriquant des enceintes, nous avons tracé toutes les opérations de production avec scan des matières premières utilisées et des puces RFID pour le produit fini. En cas de retour (SAV), il est possible d’identifier en un clic toutes les matières premières utilisées lors de la fabrication ainsi que les opérateurs et d’identifier un éventuel problème sur un lot comme le bois. Temps de réponse pour apporter une réponse au client passé de 1 semaine à quelques heures.

Problématique du processus : Obtenir une traçabilité complète des opérations

Objectif du processus : Faciliter le suivi

Mise en place d’un rapport PDF automatique mensuel basé sur les données importées du CRM automatiquement. Les managers ont permis d’économiser une demi journée par mois grâce à la mise en place de ce rapport automatique. Résultat : Le manager génère son nouveau tableau de bord en un clic .Il n’a plus besoin d’aller chercher des données sur différents logiciels et de les rassembler dans un fichier Excel. Il peut aussi envoyer ce rapport par mail à tous les collaborateurs avant la réunion en un clic.

Problématique du processus : Créer des tableaux de bords et des indicateurs clés partageables avec les équipes concernées

Objectif du processus : Analyser les données

Lors de la réception d’une commande, un workflow est mis en place pour informer les collaborateurs : Le système leur envoi une notification pour les informer qu’ils doivent effectuer une action et ce qu’ils doivent faire précisément (pour quel client, en quelle quantité, l’ordre des priorités des tâches à réaliser). Depuis l’atelier de fabrication, l’opérateur peut aussi déclarer qu’une action a été réalisée, et enregistrer le temps passé sur une commande, il peut aussi renseigner les non conformités éventuelles.

Problématique du processus : Identifier les tâches à réaliser et le rôle de chacun à l’arrivée d’une commande

Objectif du processus : Fluidifier le travail d’équipe

Grâce à une application disponible sur téléphone et tablette, les commerciaux peuvent directement en mode hors connexion saisir leur compte rendu de visite avec possibilité de prendre des photos stockées ensuite dans la GED Agilium. Cela a permis d’éviter la ressaisie le soir sur leur ordinateur et à limiter le papier. Temps gagné : 2h par jour par commercial.

Problématique du processus : Permettre aux commerciaux la saisie d’information sur le terrain et supprimer des ressaisies

Objectif du processus : Gagner du temps

Grâce à un système de délégation, un collaborateur ou son responsable peut assigner momentanément ses tâches à un remplaçant lors des absences (maladie, congés). Le logiciel encadre le déroulé des étapes de production en garantissant le respect des bonnes pratiques (ex : règle FIFO, etc…). La production est encadrée et laisse moins de place aux erreurs.

Problématique du processus : Gérer les absences et assurer la production en continue

Objectif du processus : Gérer les équipes

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Mise en place d’un workflow commun à deux sites de production : Un spécialisé dans la fabrication de boites et l’autre dans la peinture des boites. Le processus commun à toutes les équipes permet de s’assurer de tracer l’intégralité des opérations effectuées sur le produit fini dans le système. Le partage de documents est également facilité grâce à une GED commune organisée par affaire. Gain de temps lié à la gestion d’une affaire estimée à 4h.

Problématique du processus : Gérer des sites de production géographiquement éloignés

Objectif du processus : Fluidifier l’échange d’informations

La documentation des processus de travail, décrivant chaque étape, chaque rôle et chaque responsabilité offre une vue claire de ce que fait chaque employé et comment. Lorsqu’un employé quitte l’organisation ou change de rôle, cette documentation permet un transfert de compétences plus fluide vers son successeur.

La formation et onboarding : Un processus d’onboarding pour suivre les formations nécessaires pour les nouveaux employés ou ceux qui se déplacent vers de nouveaux rôles. Cela assure que personne ne manque les compétences nécessaires pour effectuer son travail correctement.

Gestion du workflow : En cas de départ d’un employé, le logiciel BPM permet de redistribuer rapidement ses tâches parmi les membres restants de l’équipe jusqu’à ce qu’un remplacement soit trouvé. Cela minimise les perturbations causées par les démissions.

Problématique du processus : Gérer les démissions et les remplacements

Objectif du processus : Organiser le transfert de compétences

Quelles tâches automatiser ?

• L’écriture de données dans un autre logiciel (exemple :ERP),
• La génération automatique d’un document (rapport, pdf, etc..)
• Un Circuit de validation / approbation d’un document, cahier des charges, etc…
• La récupération de données provenant de logiciels tiers,
• La Concaténation de plusieurs pdf / images / ressources en un seul pour des rapports d’audit par exemple ou des compte-rendus de réunion,
• L’ import de fichiers Excel et Exploitation de ce document sous format d’une application web (lecture et modification du tableau).
• L’envoi de mails pour prévenir de quelque chose,

La liste est longue et les usages sont quasiment illimités !

En général, la digitalisation et l’automatisation des processus vise à augmenter l’efficacité et la productivité, réduire les erreurs humaines et les coûts, améliorer la qualité des produits ou services, ainsi que libérer les employés de tâches répétitives afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches plus créatives et à plus forte valeur ajoutée.

Dans un contexte de transformation numérique : Il existe plusieurs niveaux d’automatisation des processus, allant d’une automatisation simple des tâches à une automatisation plus complexe à plusieurs étapes et concernant différentes personnes ou services.

L’automatisation des processus est largement utilisée dans de nombreuses industries, notamment la production manufacturière, la finance, l’assurance, la santé, le commerce électronique, les ressources humaines, la logistique et bien d’autres.

Pourquoi automatiser ses processus d’entreprise ?

Pourquoi faire de l’automatisation des processus ?

L’implémentation d’outils BPM (Business Process Management) offre des bénéfices significatifs à différents niveaux de l’entreprise.

Pour les collaborateurs, cela permet

• d’organiser le travail grâce à un système de flux de travail (workflow) à étape,
• de prioriser les tâches avec un système de liste des tâches (urgence haute, normale, basse),
• de réduire la recherche d’informations (GED, écrans visuels, fonction de recherche)
• d’améliorer la collaboration entre les services grâce à un partage d’information efficace.

Les managers, eux, peuvent facilement diffuser des informations et objectifs, suivre les activités en cours et passées, avoir des tableaux de bord clairs et définir des indicateurs clés (temps passé par tache, erreurs courantes, non-conformité par origine).

Ces informations sont précieuses pour prendre des décisions et aider les collaborateurs avec la mise en place d’équipements, de matériels et/ou de moyens adaptés.

Une solution BPM comme Agilium permet aussi d’obtenir une traçabilité précise sur les opérations effectuées et de gérer les absences grâce à un système de délégation abouti.

Les dirigeants peuvent rationaliser les coûts, augmenter l’efficacité à tous les niveaux de l’entreprise et réduire le turnover grâce à une organisation claire. Pour les prestataires, cela permet d’harmoniser la communication grâce à des formulaires préconfigurés et de centraliser les informations dans le processus.

Quel logiciel pour gérer ses processus ?

Le choix de l’outil pour automatiser les processus dépend des besoins et des objectifs de l’entreprise. Il existe de nombreux outils pour automatiser les processus, chacun ayant des fonctionnalités et des avantages différents.

Voici quelques exemples d’outils couramment utilisés pour automatiser les processus en entreprise :

• Les plateformes de BPM

Les plateformes de BPM (Business Process Management) permettent de concevoir, d’automatiser et de surveiller les processus métier de manière centralisée.

Elles offrent des fonctionnalités telles que la modélisation de processus, l’optimisation des processus, la gestion des tâches et des flux de travail, ainsi que des analyses et des rapports.

Agilium est un logiciel BPM Low code (aussi appelé logiciel de gestion des processus) idéal pour l’automatisation des processus en low code.

En savoir plus sur Agilium

Le logiciel Agilium pour automatiser ses processus

Agilium est un logiciel BPM (ou logiciel de workflow) qui permet aux entreprises d’automatiser leurs processus sans coder grâce à une approche low code.

Agilium offre une gamme complète de fonctionnalités pour automatiser les processus d’entreprise, notamment :

• Conception graphique des processus : Agilium permet de concevoir facilement des processus métier graphiques sans programmation.
• Automatisation des flux de travail : Agilium permet d’automatiser les flux de travail pour accélérer la production et améliorer la qualité.
• Surveillance en temps réel : Agilium permet de surveiller les processus en temps réel pour détecter les problèmes et prendre des mesures rapidement.
• Un catalogue de processus prêts à l’emploi à personnaliser

La solution Agilium est un logiciel BPM (Business Process Management) qui offre une interface simple et intuitive pour gérer les processus de manière efficace, réduire les erreurs humaines, gagner du temps et réduire les coûts.

Il est aussi utilisé pour digitaliser les process qualité.

Comment automatiser les processus ?

5 étapes pour automatiser ses processus en entreprise à l’aide d’un logiciel BPM low code

Voici sur les étapes à suivre pour automatiser un processus :

• Identification du processus
• Modélisation du processus sur le logiciel BPM
• Mise en place des règles de gestion
• Connexion aux outils tiers
• Test du processus avec votre équipe

1/ Identifier le processus à automatiser :

Identifiez un processus présent dans votre organisation interne qui vous pose soucis.

Par exemple la gestion des factures fournisseurs, ou la gestion des demandes d’achat. Ce processus est peut être géré sous format papier actuellement ou partiellement digitalisé (sous excel).

Vous souhaitez gagner du temps en imaginant un processus qui vous permet de gérer ces tâches en quelques clics plutôt que en quelques heures.

La première chose à faire : lister les personnes impliquées, les logiciels impliqués (ERP, logiciel de comptabilité, etc..), et les étapes de ce processus.

2/ Modéliser le processus sur la plateforme :

Utilisez un logiciel d’automatisation comme Agilium pour créer un modèle de processus, qui décrit les étapes ou tâches à effectuer et les personnes impliquées. Certaines tâches seront à faire par un humain comme une saisie et d’autres par le système et donc automatisées

En utilisant un logiciel BPM Low Code vous pourrez avoir accès à une interface graphique pour créer facilement un diagramme de flux de travail qui représente le processus en glisser-déposer.

L’objectif : créer un enchaînement d’étapes qui permettent de gagner du temps par rapport à votre fonctionnement actuel. Ce flux de travail que vous dessinez doit être votre fonctionnement idéal tout en correspondant à votre organisation interne actuelle.

Un logiciel BPM n’a pas vocation à faire changer votre façon de travailler afin que vous vous adaptiez au logiciel.

Au contraire, un logiciel BPM à pour objectif de construire une solution logicielle adaptée à votre organisation interne et ces process. C’est pour cela que l’on crée d’abord le processus et ensuite les écrans qui vont avec (formulaires, écrans de supervision, indicateurs, etc..).

Ces écrans sont également créés via une interface graphique en glisser -déposer. L’objectif : créer une applications métier qui répondent à vos besoins et qui soit 100% personnalisée, le tout sans développements spécifiques onéreux. C’est fini le temps des logiciels qui proposent des fonctionnalités limitées et auxquelles vous devez vous adapter !

Avec le BPM Low Code reprenez la main sur votre système d’information et créez vous même les applications métier dont vous avez besoin. Avec le BPM c’est vous qui créez les règles du jeu ! D’ailleurs parlons-en de ces règles !

3/ Définir les règles de gestion :

Ajoutez des règles de gestion à votre modèle de processus pour spécifier les conditions et les critères qui déterminent le comportement du processus. Par exemple, vous pouvez définir des règles pour les approbations, les escalades, les notifications ou les validations.

4/ Intégrer les systèmes existants :

Si votre processus nécessite l’utilisation de systèmes existants tels que des bases de données, des API ou des applications tierces, utilisez les fonctionnalités d’intégration de votre logiciel BPM Low Code pour connecter ces systèmes.

5/ Tester et déployer le processus :

Testez le processus automatisé pour vous assurer qu’il fonctionne comme prévu et qu’il répond à vos exigences. Si nécessaire, apportez des modifications à votre modèle de processus et répétez le processus de test jusqu’à ce que vous soyez satisfait. Enfin, déployez le processus automatisé en production pour qu’il soit utilisé par les employés de l’entreprise.

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